Assistente Administrativo

Descrição

Resumo da Vaga: Procuramos um(a) Assistente Administrativo(a) responsável por prestar apoio às atividades administrativas diárias, assegurando a organização da documentação e acompanhamento de processos. Principais Destaques: 1. Integrar uma equipa dinâmica e colaborativa com acompanhamento inicial. 2. Desenvolver competências em gestão administrativa e organização documental. 3. Responsabilidades diversificadas para maior autonomia e experiência. No âmbito do crescimento da nossa atividade, procuramos um(a) **Assistente Administrativo(a)** para integrar a nossa equipa no Porto. A pessoa selecionada terá como principal responsabilidade prestar apoio às atividades administrativas diárias, assegurando a correta organização da documentação, atualização de informações e acompanhamento de diferentes processos internos. Esta função envolve contacto e colaboração com diferentes departamentos, clientes, fornecedores e parceiros. Será importante garantir que as informações sejam corretamente registadas, organizadas e transmitidas aos respetivos responsáveis. Procuramos uma pessoa organizada, responsável e atenta aos detalhes, com capacidade para gerir diferentes tarefas ao longo do dia e estabelecer prioridades de acordo com as necessidades do serviço. Principais responsabilidades * Apoiar a gestão administrativa diária. * Receber, analisar e encaminhar e\-mails. * Atender e encaminhar contactos telefónicos. * Preparar e organizar documentação administrativa. * Inserir e atualizar informações nos sistemas internos. * Criar e manter processos administrativos atualizados. * Verificar a documentação recebida. * Identificar informações ou documentos em falta. * Digitalizar, classificar e arquivar documentos. * Manter organizados os arquivos físicos e digitais. * Atualizar bases de dados e ficheiros internos. * Preparar mapas e documentos de acompanhamento. * Apoiar o tratamento administrativo de encomendas. * Participar na conferência de faturas e outros documentos. * Acompanhar processos e respetivos prazos. * Efetuar contactos de acompanhamento quando necessário. * Organizar agendas, reuniões e compromissos. * Preparar documentação necessária para reuniões. * Gerir correspondência recebida e expedida. * Comunicar com clientes, fornecedores e parceiros. * Encaminhar pedidos para os departamentos responsáveis. * Garantir a correta circulação das informações entre equipas. * Apoiar os responsáveis nas tarefas administrativas. * Executar outras atividades relacionadas com as necessidades do departamento. Perfil pretendido Procuramos uma pessoa responsável, organizada e com capacidade para trabalhar de forma metódica. É importante ter facilidade na utilização de ferramentas informáticas, capacidade para trabalhar com documentação e atenção aos detalhes durante a introdução e verificação de informações. Será valorizada experiência anterior em funções administrativas, secretariado, apoio ao cliente, receção, faturação ou gestão documental. Poderão também ser consideradas candidaturas de pessoas motivadas que pretendam iniciar ou desenvolver a sua experiência profissional na área administrativa. Competências valorizadas * Bom domínio da língua portuguesa, oral e escrita. * Bons conhecimentos de informática na ótica do utilizador. * Facilidade na utilização de ferramentas de escritório. * Capacidade para redigir e\-mails e documentos profissionais. * Organização e gestão de prioridades. * Rigor e atenção aos detalhes. * Capacidade para gerir várias tarefas. * Boa capacidade de comunicação. * Espírito de equipa. * Autonomia na realização das tarefas. * Sentido de responsabilidade. * Capacidade de cumprir prazos. * Discrição no tratamento de informações. * Pontualidade e fiabilidade. * Capacidade de adaptação e aprendizagem. O que oferecemos A pessoa selecionada irá integrar uma equipa dinâmica e colaborativa, contando com acompanhamento durante a fase inicial de integração para conhecer os procedimentos, ferramentas e métodos de trabalho utilizados. Esta função permitirá desenvolver competências em gestão administrativa, organização documental e comunicação com diferentes departamentos e interlocutores. As responsabilidades serão diversificadas, permitindo adquirir progressivamente maior autonomia e experiência profissional. Procuramos uma pessoa motivada, responsável e interessada em contribuir para o bom funcionamento diário da equipa. Benefícios: * Descontos comerciais * Subsídio de transporte Localização do trabalho: Presencial