Assistente Executiva

Descrição

Resumo da Vaga: Procuramos um profissional experiente e proativo para suportar administrativamente as empresas do Grupo Largo Tempo e a Administração, garantindo o bom funcionamento. Principais Destaques: 1. Função diversificada e transversal à organização 2. Contacto próximo com diferentes áreas de negócio 3. Oportunidade de desenvolvimento profissional **Quem somos** O Grupo Largo Tempo procura reforçar a sua equipa administrativa com a contratação de uma Assistente Executiva, responsável por assegurar o suporte administrativo, documental, logístico e operacional às diferentes empresas do Grupo, contribuindo simultaneamente para o apoio organizacional à Administração. Procuramos profissional experiente, com percurso profissional consolidado em funções de secretariado e apoio administrativo, altamente organizada e proativa, garantindo o bom funcionamento dos escritórios, a coordenação dos serviços de suporte e o acompanhamento administrativo de assuntos da Administração. **Missão da Função** Assegurar o funcionamento eficiente dos serviços administrativos e de apoio das empresas do Grupo Largo Tempo, garantindo a gestão documental, a coordenação operacional dos escritórios, a gestão dos serviços de suporte e o apoio administrativo à Administração, contribuindo para a organização, eficiência e bom funcionamento da atividade empresarial. **Principais Responsabilidades** **Gestão Administrativa e Documental** * Receber, registar, distribuir e arquivar correspondência física e eletrónica. * Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais das empresas do Grupo. * Garantir o correto registo, organização e controlo da documentação administrativa. * Assegurar a atualização dos sistemas de arquivo documental e plataformas de partilha de documentos. * Apoiar a gestão e controlo de contratos, licenças, seguros e outra documentação administrativa. * Elaborar mapas, listagens, relatórios e documentação de suporte à atividade. **Coordenação Operacional dos Escritórios** * Zelar pelo bom funcionamento dos escritórios e espaços de trabalho. * Identificar necessidades operacionais e coordenar a respetiva resolução. * Articular com fornecedores e prestadores de serviços externos. * Solicitar e acompanhar orçamentos para serviços de manutenção e apoio. * Garantir a adequada organização das salas de reuniões e espaços comuns. **Gestão de Economato, Serviços Gerais e Frota** * Gerir necessidades de economato e consumíveis das diferentes localizações. * Coordenar serviços de apoio ao funcionamento dos escritórios. * Assegurar o acompanhamento administrativo da frota automóvel do Grupo. * Coordenar inspeções, revisões, manutenções, seguros e processos de aluguer de viaturas. * Acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva das instalações. **Apoio Administrativo aos Departamentos** * Prestar suporte administrativo às diferentes áreas da organização. * Assegurar o expediente administrativo geral das empresas do Grupo. * Apoiar a organização documental de projetos e iniciativas internas. * Garantir o encaminhamento eficiente de informação e pedidos entre departamentos. **Apoio à Administração** * Organizar viagens e deslocações nacionais e internacionais da Administração, incluindo reservas, alojamento e transportes. * Assegurar a preparação da documentação necessária para deslocações e viagens. * Apoiar a organização de reuniões e compromissos da Administração. * Preparar documentação, apresentações e informação de suporte sempre que solicitado. * Efetuar o tratamento e encaminhamento de correspondência dirigida à Administração. * Apoiar na elaboração de mapas de despesas e no acompanhamento administrativo de assuntos correntes. **Atendimento e Suporte Logístico** * Receber clientes, fornecedores, parceiros e visitantes. * Assegurar o atendimento telefónico e o encaminhamento de chamadas. * Apoiar a organização de eventos corporativos, formações e reuniões internas. * Garantir o apoio logístico necessário às atividades da empresa. ### **Vantagens** * Integração num Grupo empresarial sólido e em crescimento. * Função diversificada e transversal à organização. * Contacto próximo com diferentes áreas de negócio. * Estabilidade profissional e oportunidade de desenvolvimento. * Remuneração compatível com a experiência e qualificações demonstradas. * Atribuição de dia de férias extra em dia de aniversário; * Plano de saúde (de acordo com o procedimento da empresa); * Subsídio de alimentação 9€/dia; * Subsídio de transporte; A LARGO TEMPO está comprometida com a Sustentabilidade e a concretização dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável. Esta oferta destina\-se a qualquer pessoa que cumpra os requisitos exigidos, independentemente da sua condição. Comprometemo\-nos a dar Igualdade de Tratamento e de Oportunidades a qualquer candidato, e opomo\-nos à discriminação em todas as suas formas. Caso reúna os requisitos apresentados e demonstre interesse na oferta, envie candidatura acompanhada de CV para https://careers.largotempo.com indicando no assunto " Assistente Executiva ".