Assistente de Gestão

Descrição

Resumo: Procuramos um Assistente de Gestão dedicado para prestar apoio secretarial e administrativo à alta administração, essencial para o funcionamento eficiente das operações diárias. Pontos principais: 1. Apoiar a alta administração com tarefas secretariais e administrativas 2. Garantir o funcionamento contínuo e eficiente das operações diárias da empresa 3. Oportunidade de contribuir para uma iniciativa de futuro sem fumo **Assistente de Gestão** Um propósito claro \- entregar um futuro sem fumo. Os tempos estão mudando na PMI. Escolhemos fazer algo grande. O mundo espera que atuemos de forma responsável. E é exatamente isso que estamos fazendo ao transformar o nosso negócio, construindo um futuro sem fumo. Com grandes mudanças vêm grandes oportunidades. Assim, independentemente de onde se junte a nós, terá liberdade para conceber e implementar soluções melhores e mais promissoras, bem como espaço para impulsionar a sua carreira em direções infinitamente diversas. **A OPORTUNIDADE:** Procuramos um Assistente de Gestão dedicado para prestar apoio secretarial e administrativo à nossa equipa de alta administração, nomeadamente ao Departamento de Assuntos Corporativos e ao Departamento Jurídico. Este cargo é fundamental para garantir o funcionamento contínuo e eficiente das nossas atividades comerciais diárias; experiência anterior como assistente jurídico constitui uma vantagem adicional. **RESPONSABILIDADES:** * Apoiar a gestão de agendas comerciais, calendários, reuniões, eventos empresariais e itinerários de viagem. * Manter o material de escritório e tratar dos recibos de despesas em conformidade com as políticas da empresa. * Apoiar os Departamentos de Assuntos Corporativos e Jurídico na gestão orçamental dos centros de custo, elaboração de relatórios e acompanhamento. * Preparar e formatar documentos departamentais e certos documentos jurídicos, incluindo contratos, correspondência, memorandos e relatórios, bem como atas de reuniões do Conselho de Administração e da Assembleia Geral, assegurando a revisão adequada, a circulação e a confidencialidade. * Arquivar adequadamente os documentos departamentais e manter e atualizar os ficheiros jurídicos, tanto eletrónicos como físicos. * Organizar e coordenar reuniões empresariais, incluindo materiais, refeições e logística. * Apoiar a logística de eventos e reuniões de equipa, incluindo processos financeiros e seguros. * Coordenar reservas de viagens e tratamento de vistos, colaborando estreitamente com a TravelStore. * Manter os calendários comerciais globais e processar faturas no SAP POP. * Responder a pedidos de informação e preparar correspondência ou relatórios ad\-hoc. * Apoiar as equipas nos processos financeiros (requisições de compra, ordens de compra, submissão de faturas, etc.). * Gestão de despesas dos Diretores: registar, gerir e submeter com precisão os reembolsos de despesas, assegurando o reembolso atempado e a responsabilidade financeira. **FORMAÇÃO E COMPETÊNCIAS DESEJADAS:** * Licenciatura técnica ou universitária (preferencial). * Mínimo de 7 anos de experiência como secretário(a), com pelo menos 4 anos como secretário(a) executivo(a) ou experiência prévia como secretário(a) jurídico(a) ou profissional administrativo(a) num ambiente jurídico. * Domínio fluente da língua portuguesa e inglesa (obrigatório). * Experiência com o SAP ou sistemas similares de processamento financeiro. * Domínio avançado do MS Office e familiaridade com sistemas de gestão de escritório. * Forte orientação para o cliente e capacidade de estabelecer um elevado nível de confiança e colaboração. * Autorização válida para trabalhar na UE. * Deverá residir já em Portugal. **O que oferecemos:** * Contrato local permanente, com salário competitivo, além dos benefícios para funcionários da Tabaqueira, incluindo: * Seguro de vida e de saúde; * Plano de pensões; * Subsídio de educação * Um ambiente de trabalho desafiador, com excelentes oportunidades de desenvolvimento. * Oportunidades de crescimento e desenvolvimento dentro da empresa. O nosso sucesso depende de personalidades individuais extraordinárias que trabalham diariamente com sentido de propósito e desejo de progresso. Junte-se à PMI e também poderá: * Aproveitar a liberdade para definir o seu futuro e o nosso. Empoderamo-lo para assumir riscos, experimentar e explorar. * Fazer parte de uma cultura inclusiva e diversa, onde a contribuição de todos é respeitada; colabore com algumas das melhores pessoas do mundo e sinta-se como se pertencesse. * Concretizar as suas ambições e desenvolver as suas competências numa empresa global — o nosso tamanho e escala impressionantes proporcionam oportunidades infinitas para progredir. * Um propósito claro: entregar um futuro sem fumo