Assistente de Escritório

Descrição

Resumo: O Assistente de Escritório garante o funcionamento diário contínuo do escritório e proporciona excelentes experiências ao prestar apoio administrativo, operacional e logístico em múltiplas funções empresariais. Pontos principais: 1. Função essencial para garantir o funcionamento diário contínuo do escritório 2. Colabora com as equipas de Pessoas, Marketing, TI e Finanças 3. Apoia iniciativas de envolvimento dos colaboradores e de bem-estar no local de trabalho A Conetic é uma empresa global inovadora dedicada a transformar a experiência de voo, tornando a jornada do passageiro envolvente e verdadeiramente memorável. Especializamo-nos em serviços abrangentes de mídia, com foco na criação de experiências mais personalizadas e envolventes para os viajantes em todas as etapas da sua jornada. Ao unir a Touch Inflight Solutions e a ABOVE, a Conetic reúne um prestador líder de serviços de conteúdos para sistemas de entretenimento a bordo (IFE) e uma robusta plataforma de distribuição de mídia baseada em nuvem. Esta combinação de conteúdos curados, personalização orientada por dados e uma cadeia de fornecimento automatizada de mídia na nuvem permite que as companhias aéreas entreguem conteúdos novos e personalizados aos passageiros de forma mais rápida e eficiente, através de uma solução integrada e sem interrupções. O Assistente de Escritório desempenha um papel fundamental para garantir o funcionamento diário contínuo do escritório, ao mesmo tempo que proporciona uma excelente experiência para colaboradores, visitantes e parceiros externos. Trabalhando em estreita colaboração com as equipas de Pessoas, Marketing, TI e Finanças, esta função fornece apoio administrativo, operacional e logístico em múltiplas funções empresariais. **Sobre as responsabilidades:** ------------------------------- * Coordenar todos os arranjos de viagens profissionais para colaboradores em todo o grupo, incluindo reservas de voos, alojamento em hotéis, transporte terrestre, reservas em restaurantes e itinerários de viagem. * Apoiar colaboradores com pedidos relacionados com viagens, garantindo o cumprimento das políticas internas de viagens e das orientações orçamentais. * Supervisionar a gestão diária do escritório, garantindo que as instalações estejam bem mantidas, organizadas e totalmente operacionais. * Coordenar fornecedores e prestadores de serviços do escritório, incluindo limpeza, manutenção, equipamentos de escritório, material de escritório, catering e outros serviços para o local de trabalho. * Monitorizar o material de escritório e gerir o inventário, efetuando encomendas conforme necessário, mantendo a eficiência de custos. * Colaborar com a equipa de Finanças ao processar faturas, acompanhar despesas relacionadas com o escritório e apoiar os processos de ordens de compra e aquisições. * Colaborar com a equipa de TI para apoiar a integração de novos colaboradores, preparação de postos de trabalho, coordenação de equipamentos de escritório e requisitos gerais de tecnologia de escritório. * Trabalhar em estreita colaboração com a equipa de Pessoas para apoiar iniciativas de envolvimento dos colaboradores, atividades de integração, comunicações internas e programas de bem-estar no local de trabalho. * Apoiar as equipas de Marketing e Pessoas na execução de eventos internos e externos, celebrações da empresa, reuniões, oficinas e iniciativas corporativas. * Gerir correspondência e entregas, direcionando consultas às equipas apropriadas. * Coordenar a logística de reuniões e eventos, incluindo preparação do local, catering, materiais e organização de visitantes. * Receber visitantes, clientes e fornecedores. * Manter as políticas, procedimentos e documentação administrativa do escritório, garantindo que os registos permaneçam precisos e atualizados. **Sobre si:** -------------- * Experiência prévia como Assistente de Escritório, Rececionista, Assistente Administrativo ou Coordenador de Escritório. * Disponibilidade para trabalhar presencialmente em regime de tempo integral. * Capacidade de trabalhar confortavelmente num ambiente acelerado, com prioridades frequentemente mutáveis, demonstrando flexibilidade, resiliência e capacidade de repriorizar tarefas de forma eficaz. * Excelentes competências organizacionais e de gestão do tempo, com capacidade de gerir múltiplas prioridades simultaneamente. * Fortes competências de comunicação e interpessoais, com uma abordagem centrada no cliente. * Domínio do Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e de ferramentas de colaboração. * Grande atenção aos detalhes e capacidade de resolução de problemas. * Capacidade de trabalhar de forma independente, enquanto colabora eficazmente com equipas multifuncionais. * Atitude profissional, proactiva e adaptável. **Sobre os benefícios:** ----------------------- * Horários de trabalho flexíveis. * Seguro de saúde. * Licença no dia de aniversário. * Equipa internacional. O Grupo Conetic compromete-se a fomentar um ambiente de trabalho inclusivo e diversificado, onde todos os indivíduos são tratados com respeito, dignidade e equidade. Acreditamos em proporcionar oportunidades iguais de emprego e progressão, independentemente de fatores como raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de género, origem nacional, idade, deficiência ou qualquer outra característica protegida. Esta política expressa o nosso compromisso com a promoção da igualdade de oportunidades e da diversidade na nossa organização.