Assistente de Escritório

Descrição

Resumo: A Airbus procura um Assistente de Escritório para apoiar a equipe de gestão do GBS, atuando como interlocutor no local e gerenciando tarefas administrativas e relacionadas às instalações. Pontos principais: 1. Apoiar a equipe de alta administração em missões estratégicas e tarefas administrativas. 2. Atuar como interlocutor no local para os funcionários e para o prestador de serviços de gestão de instalações. 3. Contribuir para o sucesso de uma nova entidade dentro do Grupo Airbus. **Descrição da vaga:** Estamos procurando um Assistente de Escritório para integrar nosso GBS da Airbus em Lisboa! **Responsabilidades \- sua missão** O ocupante desta posição reportará à equipe de gestão do GBS da Airbus e a apoiará em todas as suas missões estratégicas. A principal responsabilidade deste cargo é atuar como interlocutor no local para os funcionários, apoiar a equipe de alta administração e funcionar como ponto único de contato para o nosso prestador externo de serviços de gestão de instalações. As responsabilidades do ocupante desta posição incluem (mas não se limitam a): Suporte Administrativo e Gerencial: **Apoio ao diretor executivo e demais membros da liderança em:** * Gestão de tarefas e agendas do calendário * Organização de eventos, reuniões, etc. * Realização de reservas de viagens e gerenciamento de relatórios de despesas. * Tratamento e priorização de toda correspondência de entrada ou saída (e\-mail, cartas, encomendas, etc.) * Coordenação das atividades de relacionamento externo (embaixadas, outras empresas, Secretaria de Estado) **2\. Interlocução com a gestão de instalações e com os funcionários** * Atuação como interlocutor no local: Servir como pessoa de contato principal para todos os assuntos do dia a dia relacionados às instalações, coletar as necessidades de serviço dos funcionários ou da empresa e comunicá-las diretamente ao gestor remoto de instalações. * Supervisão de desempenho: Monitoramento proativo do desempenho do prestador de serviços de gestão de instalações, garantindo que todos os serviços (ex.: limpeza, manutenção) estejam em conformidade com os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) acordados. O ocupante desta posição será o primeiro ponto de escalação no local para quaisquer questões não resolvidas. * Gestão de fornecedores e estoque: Supervisionar todos os suprimentos de escritório e inventários, realizar pedidos, verificar entregas e coordenar com os fornecedores conforme necessário. **3\. Organização e coordenação de atividades relacionadas ao escritório** * Tratar documentos confidenciais, garantindo sua segurança; * Manter registros eletrônicos e físicos, assegurando que as informações estejam organizadas e facilmente acessíveis. * Tratar e priorizar toda correspondência de entrada ou saída (e\-mail, cartas, encomendas, etc.). * Tratar documentos confidenciais, garantindo sua segurança e organização. * Gerenciar a agenda das salas de reunião, assegurando que todo o equipamento e os lanches estejam preparados. * Executar tarefas de apoio em nome da equipe de gestão, tais como criptografar documentos, digitalizá-los e organizá-los. Localizado no GBS da Airbus em Lisboa, o ocupante desta posição contribuirá ativamente para o sucesso da nova entidade, visando torná-la um verdadeiro diferencial na eficiência do Grupo Airbus. **Requisitos \- nosso candidato ideal terá** * Graduação relevante ou experiência equivalente * 5 a 10 anos de experiência comprovada como administrador de escritório ou em função similar de gestão de escritório; * Conhecimento aprofundado em gestão de escritórios; * Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de elaboração de relatórios * Inglês fluente (obrigatório) * Elevados padrões de confidencialidade, pois o ocupante desta posição participará de discussões e decisões estratégicas da empresa * Fortes habilidades organizacionais * Conhecimento prático do Google Suite ou familiaridade com qualquer suíte de produtividade Office * Excelente capacidade de relacionamento interpessoal (empatia, diplomacia) * Valores: Integridade, respeito, espírito de equipe **Benefícios \- o que há para você** * Oportunidades diversas de carreira nos países europeus centrais da Airbus ou em outras regiões do mundo. * Modelo de trabalho híbrido, permitindo combinar trabalho presencial e remoto. * Um escritório moderno, bem conectado ao transporte público. * Uma equipe motivada e divertida para crescer, construir e moldar o GBS juntos. * Uma experiência intensa e empolgante de integração. Esta vaga exige consciência sobre quaisquer riscos potenciais de conformidade e um compromisso de agir com integridade, como fundamento para o sucesso, reputação e crescimento sustentável da empresa. **Empresa:** Airbus Portugal SA **Tipo de contrato:** Efetivo \- **Nível de experiência:** Profissional **Família de cargos:** Administração / Documentação \ Ao enviar seu currículo ou inscrição, você consente que a Airbus utilize e armazene informações sobre você para fins de monitoramento relativos à sua candidatura ou a futuros empregos. Essas informações serão utilizadas exclusivamente pela Airbus. A Airbus está comprometida com a diversidade da força de trabalho e com a criação de um ambiente de trabalho inclusivo. Aceitamos todas as candidaturas, independentemente de origem social e cultural, idade, gênero, deficiência, orientação sexual ou crença religiosa. A Airbus é, e sempre foi, comprometida com a igualdade de oportunidades para todos. Assim, nunca solicitaremos qualquer tipo de troca monetária no âmbito de um processo seletivo. Qualquer tentativa de imitação da Airbus com essa finalidade deve ser relatada para o endereço emsom@airbus.com . Na Airbus, apoiamos você para trabalhar, conectar-se e colaborar de maneira mais fácil e flexível. Sempre que possível, incentivamos arranjos de trabalho flexíveis para estimular o pensamento inovador.