Office Manager

Descrição

Resumo da Vaga: Procuramos um profissional proativo e organizado para apoiar a administração do escritório, atividades contabilísticas e comunicação com stakeholders locais. Principais Destaques: 1. Apoio administrativo e operacional essencial para a expansão em Lisboa. 2. Oportunidade de gerir comunicações e relações com parceiros locais. 3. Função central na organização financeira e documental da empresa. **About Us** We are an international company establishing operations in Lisbon, Portugal. We are looking for a proactive and organized professional to support office administration, accounting\-related activities, and communication with local stakeholders. **Key Responsibilities** * Manage day\-to\-day office administration and operations. * Support basic accounting and bookkeeping activities. * Process invoices, expense records, and maintain financial documentation. * Coordinate with external accountants, banks, and service providers. * Assist with office setup, vendor management, and administrative tasks. * Act as a point of contact for local clients, suppliers, and business partners. * Assist management in communication with Portuguese\-speaking stakeholders. * Translate and interpret business communications between Portuguese and English when required. * Maintain accurate records and company documentation. * Support management with operational and compliance\-related matters. **Requirements** * Fluency in Portuguese and English, both written and spoken. * Previous experience in office administration, accounts support, or similar roles. * Basic knowledge of bookkeeping and accounting processes. * Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel. * Strong communication and organizational skills. * Ability to work independently and handle multiple responsibilities. * Professional and customer\-focused approach when dealing with clients and visitors. **Preferred Qualifications** * Degree or diploma in Business Administration, Accounting, Finance, or a related field. * Experience working with international companies. * Familiarity with Portuguese business practices and administrative procedures. **Location:** Lisbon, Portugal **Employment Type:** Full\-Time ***Cargo: Responsável de Escritório*** **Sobre a Empresa** Somos uma empresa internacional que está a estabelecer as suas operações em Lisboa, Portugal. Procuramos um profissional organizado(a), proativo(a) e responsável para apoiar as atividades administrativas, contabilísticas e operacionais do nosso escritório local. **Principais Responsabilidades** * Gerir as atividades administrativas e operacionais do escritório no dia a dia. * Apoiar tarefas básicas de contabilidade e registo financeiro. * Processar faturas, despesas e manter a documentação financeira organizada. * Coordenar contabilistas externos, bancos e prestadores de serviços. * Apoiar a gestão do escritório, fornecedores e atividades administrativas gerais. * Atuar como ponto de contacto para clientes, fornecedores e parceiros locais. * Apoiar a equipa de gestão na comunicação com intervenientes de língua portuguesa. * Traduzir e interpretar comunicações empresariais entre português e inglês sempre que necessário. * Manter registros, arquivos e documentação da empresa atualizados e organizados. * Apoiar a gestão em assuntos operacionais e de conformidade administrativa. **Requisitos** * Fluência em português e inglês, tanto na comunicação escrita como verbal. * Experiência prévia em administração de escritório, apoio contabilístico ou funções semelhantes. * Conhecimentos básicos de contabilidade e processos financeiros. * Bons conhecimentos de Microsoft Office, especialmente Excel. * Excelentes capacidades de comunicação, organização e gestão de tarefas. * Capacidade de trabalhar de forma autónoma e de gerir várias responsabilidades em simultâneo. * Postura profissional e orientação para o atendimento a clientes e visitantes. **Qualificações Preferenciais** * Formação acadêmica em Administração, Contabilidade, Finanças ou área relacionada. * Experiência anterior em empresas internacionais. * Conhecimento dos procedimentos empresariais e administrativos em Portugal. **Localização:** Lisboa, Portugal **Tipo de Contrato:** Tempo Integral Job Types: Full\-time, Permanent Work Location: In person