Resumo: Procuramos um Controlador de Documentos experiente e proativo para integrar a nossa equipa Digital, gerindo a implementação do EDMS, a qualidade dos documentos, a formação e as comunicações do projeto. Pontos principais: 1. Função variada e desafiadora numa equipa dinâmica, inovadora e centrada no cliente 2. Oportunidade de trabalhar em projetos empolgantes com importantes clientes globais 3. Apoiar a implementação e lançamento de um sistema de gestão de documentos **Descrição da Empresa** Na Turner \& Townsend somos apaixonados por fazer a diferença. Isso significa entregar melhores resultados para os nossos clientes, ajudar as nossas pessoas a realizarem o seu potencial e fazer a nossa parte na criação de uma sociedade próspera. Todos os dias ajudamos os nossos importantes clientes globais a concretizar projetos ambiciosos e altamente técnicos, em mais de 130 países em todo o mundo. A nossa equipa é dinâmica, inovadora e centrada no cliente, apoiada por uma cultura empresarial inclusiva e divertida. Os nossos clientes valorizam a nossa abordagem proativa, a profundidade da nossa experiência, a integridade e a qualidade que entregamos. Como resultado, as nossas pessoas têm o privilégio de trabalhar em alguns dos projetos mais empolgantes do mundo. A nossa equipa é reconhecida como especialista global no desenvolvimento e implementação de BIM em grandes projetos e programas, entregando resultados aos clientes que beneficiam mutuamente a cadeia de fornecimento e acrescentam valor aos projetos. A abordagem que sustenta a nossa entrega é: * Pensamento visionário * Planeamento cuidadoso * Compreensão partilhada * Transparência e colaboração * Metodologia independente e aberta **Descrição da Vaga** **Função** Estamos atualmente a recrutar um Controlador de Documentos para integrar a nossa equipa Digital. Esta função variada e desafiadora envolverá o trabalho com equipas internas e de clientes responsáveis pelo controlo de documentos. São necessárias iniciativa e capacidades de resolução de problemas, bem como fortes competências interpessoais e de comunicação, experiência no uso de procedimentos de controlo e experiência no uso de Sistemas Eletrónicos de Gestão de Documentos (EDMS) ou ao nível de administrador desses sistemas. **Principais Responsabilidades** * Implementação e Gestão do EDMS – Prestar apoio à implementação e lançamento de um sistema de gestão de documentos. Atuar como ponto de contacto principal para todas as consultas e pedidos relacionados com o sistema. Executar diariamente a gestão de contas de utilizador e de sites de projeto. * Controlo de Qualidade de Documentos – Monitorização da conformidade de documentos entrantes e saíntes no sistema, garantindo que os documentos estão no formato correto e com os metadados adequados. Fornecer orientações sobre protocolos de nomenclatura de ficheiros e auxiliar os utilizadores a mover ou renomear quaisquer ficheiros carregados incorretamente. * Formação no EDMS – Organizar e ministrar sessões regulares de formação sobre a finalidade e utilização do sistema para novos utilizadores e sessões de atualização para utilizadores existentes. Criar e manter registos de formação. Preparar e atualizar pacotes de formação, guias de utilizador do sistema e folhas de referência rápida. * Comunicação do Projeto – Gestão de documentos, correspondência e RFI’s relacionados com o projeto através do EDMS. Definir e conceber os fluxos de trabalho necessários para permitir os processos do projeto. * Pacotes de Informação – Apoiar a montagem de pacotes de informação e verificar a sua completude durante o processo de revisão e aprovação do projeto, reportando à pessoa relevante e monitorizando o cumprimento dos prazos estabelecidos segundo um padrão definido. * Responder a pedidos pontuais relacionados com a gestão de documentos – Prestar aconselhamento e orientação pontuais sobre a utilização do sistema EDMS e dos respetivos guias de utilizador e documentos políticos. Elaborar relatórios e fornecer informações pontuais sobre a utilização e conformidade do sistema. **Qualificações** **Competências \& Experiência Essenciais** * Controlador de Documentos experiente com 3 ou mais anos de experiência relevante. * Experiência avançada no uso do OpenText é preferível, ou pelo menos uma das seguintes plataformas: Aconex, ViewPoint/4P, Asite, Projectwise ou Autodesk Construction Cloud/BIM360. * Capacidade comprovada de apresentação em grupo e de ministrar formação através de diversos meios. * Capacidade de manter o foco e executar tarefas de forma atempada e precisa. * Migração de dados entre sistemas. * Carregamento e catalogação de documentos. * Desenvolvimento de excelentes relações de trabalho com o cliente e com os empreiteiros/consultores envolvidos na prestação de serviços. **Competências \& Experiência Desejáveis** * Experiência na interação com partes interessadas para definir requisitos de fluxos de trabalho e processos, bem como capacidade de os implementar dentro do EDMS escolhido. * Experiência ao nível de administrador em pelo menos uma das seguintes plataformas: Aconex, View Point for Projects, Asite, OpenText ECM, Autodesk Construction Cloud, Bentley ProjectWise. * Conhecimento de Modelação da Informação de Edifícios (BIM) no contexto da Gestão da Informação e do Controlo de Documentos. **Informações Adicionais** Os nossos colegas partilham a nossa visão e missão. Oferecemos um local de trabalho onde cada pessoa tem oportunidade e voz para influenciar e promover mudanças. Queremos que as nossas pessoas tenham sucesso tanto no trabalho como na vida privada. Para apoiar isso, promovemos um ambiente de trabalho saudável, produtivo e flexível que respeita o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A Turner \& Townsend defende a igualdade de oportunidades. Celebramos a diversidade e estamos comprometidos em criar um ambiente inclusivo para todos os funcionários, além de encorajarmos ativamente candidaturas de todas as partes da sociedade. Saiba mais sobre nós em www.turnerandtownsend.com/ Junte-se às nossas conversas nas redes sociais para obter mais informações sobre a Turner \& Townsend e os nossos empolgantes projetos futuros: Twitter Instagram LinkedIn \#LI\-HK2 É estritamente contra a política da Turner \& Townsend que os candidatos paguem qualquer taxa relacionada com o nosso processo de recrutamento. Nenhuma agência de recrutamento que trabalhe com a Turner \& Townsend pedirá aos candidatos que paguem qualquer taxa em momento algum. Quaisquer currículos/CVs não solicitados submetidos através do nosso website ou para contas de e-mail pessoais da Turner \& Townsend são considerados propriedade da Turner \& Townsend e não estão sujeitos ao pagamento de taxas de agência. Para ser uma Agência de Recrutamento/Firma de Procura autorizada pela Turner \& Townsend, deve existir um acordo escrito formal e a agência deve ser convidada, pela Equipa de Recrutamento, a submeter candidatos para análise. Junte-se às nossas conversas nas redes sociais para obter mais informações sobre a Turner \& Townsend e os nossos empolgantes projetos futuros: Twitter Instagram LinkedIn *É estritamente contra a política da Turner \& Townsend que os candidatos paguem qualquer taxa relacionada com o nosso processo de recrutamento. Nenhuma agência de recrutamento que trabalhe com a Turner \& Townsend pedirá aos candidatos que paguem qualquer taxa em momento algum.* *Quaisquer currículos/CVs não solicitados submetidos através do nosso website ou para contas de e-mail pessoais da Turner \& Townsend são considerados propriedade da Turner \& Townsend e não estão sujeitos ao pagamento de taxas de agência. Para ser uma Agência de Recrutamento/Firma de Procura autorizada pela Turner \& Townsend, deve existir um acordo escrito formal e a agência deve ser convidada, pela Equipa de Recrutamento, a submeter candidatos para análise.*