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Resumo: O Assistente Executivo prestará apoio administrativo fundamental ao departamento e à equipe, além de oferecer suporte pessoal abrangente ao executivo. Pontos principais: 1. Papel fundamental na coordenação de agendas e organização de reuniões 2. Apoio à equipe com tarefas administrativas essenciais 3. Iniciação e organização proativa de atividades da equipe A Emerging Travel Group é uma empresa global de tecnologia para viagens cujas marcas operam em mais de 220 mercados-fonte desde 2010. Especializamo-nos no desenvolvimento de plataformas avançadas de reserva online para todos os tipos de clientes — desde turistas individuais até agentes de viagens e empresas que organizam viagens corporativas. Nossas soluções capacitam hoteleiros a apresentar facilmente suas acomodações, aumentando sua visibilidade e atraindo um público mais amplo. Nossa missão é criar, distribuir e operar os produtos de viagem mais convenientes. Inovamos constantemente e desafiamos as regras do altamente complexo setor de viagens para tornar as viagens mais acessíveis aos indivíduos, mais gratificantes aos profissionais e mais simples para todos. Como **Assistente Executivo**, você desempenhará um papel fundamental na coordenação de agendas, organização de reuniões e apoio à equipe com tarefas administrativas essenciais. **Esta é uma posição integral e remota, aberta a candidatos residentes nos países do Mediterrâneo e da CEI.** **Responsabilidades da vaga:** **Apoio administrativo ao departamento e à equipe (70% do tempo de trabalho):** Organização e coordenação de reuniões e eventos da equipe: * + Coordenação da preparação das sessões trimestrais de demonstração: Gerenciamento do processo de preparação das demonstrações da equipe, incluindo a coordenação de apresentações e vídeos no Loom de todos os participantes. + Assistência no processo de planejamento do TCO (Objetivo Corporativo Principal): Coleta e estruturação de dados para preparação de sessões estratégicas. Coordenação durante as reuniões. + Organização de reuniões corporativas e eventos de integração da equipe (atividades de team-building, entretenimento geral para melhorar o engajamento). Iniciação e organização proativa de atividades da equipe: * + Desenvolvimento e proposta de soluções criativas para manter a comunicação e o engajamento da equipe (jogos online, eventos interativos no Slack e outras atividades). + Iniciação e organização de eventos destinados a fortalecer o espírito da equipe em um ambiente de trabalho remoto. Organização de celebrações e eventos pessoais: * + Arrecadação de recursos para presentes aos colegas. + Busca e compra de presentes, flores e outros itens relacionados às festividades. Gestão de viagens comerciais: * + Organização de viagens para o executivo e para a equipe, incluindo solicitações de viagens comerciais e preparação de vistos. + Otimização das despesas com viagens, elaboração e atualização do orçamento de viagens da equipe. + Inscrição do executivo e de outros membros da equipe em feiras e eventos. + Busca de soluções de viagem economicamente vantajosas e reserva de todos os elementos necessários (passagens, hospedagem etc.). Coordenação de reuniões antes de feiras e eventos: * + Uso de ferramentas especializadas para agendamento de reuniões com potenciais parceiros e fornecedores. + Envio proativo de solicitações de reunião e coordenação com outros funcionários. + Gestão da correspondência com potenciais parceiros, coordenação de reuniões e acompanhamento do cronograma de reuniões durante a preparação da viagem comercial. Preparação de e-mails de acompanhamento após reuniões: * + Preparação e envio de e-mails de acompanhamento após reuniões realizadas durante viagens comerciais (mensagens de agradecimento, continuação de diálogos, esclarecimento das próximas etapas). + Coordenação com o executivo e outros membros da equipe para preparar e-mails significativos e precisos com base nas discussões das reuniões. Apoio à comunicação interna e à base de conhecimento da equipe: * + Trabalho com o Asana para coordenação de tarefas e projetos. + Manutenção e atualização da base de conhecimento da equipe no Confluence, interagindo com os membros da equipe para manter as informações atualizadas. + Assistência na gestão dos canais da equipe no Slack e sua atualização contínua. Preparação e formatação de apresentações: * + Assistência ativa na criação e edição de materiais de apresentação para o executivo e para a equipe. + Coleta e estruturação de informações de diversos colaboradores para criar apresentações coesas e de alta qualidade. + Criação de slides conforme o estilo corporativo e os requisitos de visualização de dados. + Preparação de materiais para reuniões internas e externas, relatórios e sessões estratégicas, incluindo conteúdo detalhado e formatação visual. Assistência na organização de reuniões: * + Coordenação e organização de reuniões mediante solicitação (seleção de horário, comunicação com os participantes, garantia de todos os detalhes necessários, como logística e materiais). + Organização de conferências por vídeo (escolha da plataforma, preparação da configuração técnica). **Suporte pessoal ao executivo (30% do tempo de trabalho):** Organização de tarefas e recados pessoais: * + Reserva de restaurantes, consultas médicas e veterinárias. + Organização e planejamento de viagens pessoais e comerciais (passagens, hotéis, aluguel de carros, excursões, elaboração de itinerários). + Check-in em voos e resolução de quaisquer problemas relacionados às viagens. + Preparação de vistos e outros documentos de viagem (incluindo solicitações de viagem comercial para o executivo). + Assistência na preparação de documentos para viagens com animais de estimação do executivo. + Compra de itens como eletrônicos, celulares e bens domésticos. + Reserva de atividades esportivas (quadras de tênis, paddle etc.). + Organização de atividades de lazer e criativas (ingressos para eventos, museus, excursões). + Busca e coordenação de diversos serviços (empresas de mudanças, limpeza, reparos etc.). + Organização de tarefas domésticas e logística relacionadas às necessidades pessoais do executivo. Outros recados pessoais para o executivo: Disposição para realizar diversos recados relacionados aos assuntos pessoais do executivo. **Requisitos** * Experiência mínima de 3 anos em suporte executivo, coordenação de operações ou funções similares. * Fortes habilidades organizacionais e analíticas. * Experiência trabalhando com partes interessadas seniores e equipes multifuncionais. * Excelentes **habilidades no Microsoft Office**, especialmente. * + Excel (organização de dados, rastreadores, painéis). + PowerPoint (apresentações executivas). * Experiência com ferramentas de gerenciamento de tarefas (Asana, Notion, Monday etc.). * Facilidade no trabalho com dados, painéis e relatórios. * Idiomas: inglês avançado; outros idiomas são um diferencial. **Benefícios** * Horários flexíveis e oportunidade de trabalho remoto. * Equipe ambiciosa e solidária, apaixonada pelo que faz, que valoriza uns aos outros e cresce juntos. * Programas internos de adaptação e treinamento, desenvolvimento de habilidades interpessoais e capacidades de liderança. * Compensação parcial para participação em treinamentos e conferências externos. * Escola corporativa de inglês: aulas em grupo e individuais, clubes de conversação com colegas de todo o mundo. * Preços corporativos em hotéis e serviços de viagem. * MyTime Day Off — um dia extra não trabalhado sem perda de remuneração. **Saiba mais sobre nossas práticas de proteção de dados em nossa Política de Privacidade:** https://emergingtravel.notion.site/recruitment\-privacy\-notice.
