Assistente Executivo

Descrição

Resumo: Esta função envolve prestar apoio administrativo de alto nível a líderes seniores, gerenciando proativamente calendários complexos, coordenando atividades entre fusos horários e lidando com assuntos confidenciais com profissionalismo. Pontos de destaque: 1. Oportunidade de ser um parceiro de confiança na condução da excelência operacional 2. Ambiente dinâmico com responsabilidades em constante evolução 3. Trabalhar em uma equipe dinâmica e colaborativa Quem somos A Boston Consulting Group (BCG) trabalha em parceria com líderes do mundo empresarial e da sociedade para enfrentar seus desafios mais importantes e aproveitar suas maiores oportunidades. A BCG foi pioneira na estratégia empresarial quando fundada em 1963\. Hoje, ajudamos nossos clientes com transformações completas\-inspirando mudanças complexas, capacitando organizações a crescer, construindo vantagem competitiva e gerando impacto direto nos resultados financeiros. Para ter sucesso, as organizações precisam integrar capacidades digitais e humanas. Nossas equipes diversas e globais trazem profunda experiência setorial e funcional, além de uma ampla gama de perspectivas para impulsionar a mudança. A BCG entrega soluções por meio de consultoria estratégica de ponta, juntamente com tecnologia e design, empreendimentos corporativos e digitais — e propósito empresarial. Trabalhamos em um modelo colaborativo único, tanto internamente quanto em todos os níveis da organização do cliente, gerando resultados que permitem aos nossos clientes prosperar. O que você fará Em 2024, a BCG inaugurou um novo Centro de Capacidades em Lisboa. O Centro é um ambiente dinâmico e colaborativo que reúne uma diversidade de equipes de Serviços Empresariais, apoiando e colaborando com nossos colegas da BCG em toda a região e além. Estamos buscando um Assistente Executivo (AE) proativo e altamente organizado para integrar nossa equipe dinâmica e em crescimento. Baseado em nosso Hub Global de Serviços em Lisboa, você prestará apoio administrativo de alto nível a líderes seniores da BCG Amsterdã e Bruxelas, garantindo que seu tempo seja otimizado e suas prioridades sejam gerenciadas de forma impecável. Neste papel fundamental, você assumirá total responsabilidade por calendários complexos, coordenará atividades entre fusos horários e gerenciará assuntos confidenciais com discrição e profissionalismo. Sua capacidade de antecipar necessidades, adaptar-se a circunstâncias em mudança e agir com iniciativa será essencial para apoiar o sucesso de nossa equipe de liderança. Embora seu foco principal seja apoiar sócios, ocasionalmente você também poderá auxiliar outros líderes e contribuir para esforços mais amplos da equipe. Esta função oferece um ambiente dinâmico com responsabilidades em constante evolução e a oportunidade de ser um parceiro de confiança na condução da excelência operacional. As responsabilidades envolvidas nesta função podem incluir: **Principais responsabilidades** * **Gestão de calendário:** Gerenciar proativamente calendários complexos para as partes interessadas designadas, utilizando uma compreensão clara das prioridades empresariais para propor alternativas inteligentes de agendamento, gerenciar compromissos e garantir o uso ideal do tempo. * **Coordenação de reuniões:** Com orientação mínima, tomar a iniciativa no gerenciamento da logística de reuniões\-acompanhando proativamente e-mails relacionados ao agendamento e coordenando reuniões complexas envolvendo múltiplos participantes em diferentes regiões geográficas. Isso inclui organizar links para videoconferências, reservar salas de reunião e alocar espaço de escritório para convidados, quando necessário. * **Comunicações com clientes:** Atuar como primeiro ponto de contato profissional para representantes de clientes e seus assistentes executivos, comunicando-se com confiança em holandês em nome de líderes seniores. Construir e manter relações de confiança com os interlocutores dos clientes, coordenando solicitações de reuniões, gerenciando logística voltada ao cliente e garantindo que todas as comunicações reflitam o profissionalismo e o tom esperados no nível de sócio. * **Apoiar líderes** em correspondências e preparação de documentos voltados ao cliente, redigindo e revisando comunicações em holandês conforme necessário. * **Gestão de viagens:** Coordenar independentemente todos os aspectos dos arranjos de viagem, antecipando necessidades e gerenciando logística ponto a ponto. Isso inclui reservar transporte e acomodações, planejar tempo de deslocamento e garantir que os requisitos de passaporte e visto sejam atendidos. * **Gestão de folha de ponto e despesas:** Processar com pontualidade e precisão as folhas de ponto e relatórios de despesas em nome da liderança sênior, incluindo a conciliação das cobranças mensais no cartão corporativo. * **Parceria estratégica:** Atuar como conselheiro de confiança na gestão do tempo\-ajudando os líderes a se concentrarem no que realmente importa, orientando suas decisões de agendamento, assegurando que estejam bem informados e cultivando uma rede de contatos internos para apoiar a gestão eficiente de informações e fluxos de trabalho. * **Apoio ad hoc:** Você apoiará regularmente a preparação de documentos e a coordenação logística, além de suas responsabilidades principais. O sucesso nesta função depende da capacidade de executar as responsabilidades do dia a dia com precisão e eficiência, além de recuar periodicamente para refletir sobre como podemos melhorar continuamente\-tanto individualmente quanto como equipe. O candidato ideal incorporará as seguintes qualidades: * **Execução:** Presta suporte administrativo excepcional\-gerenciando calendários, viagens e despesas\-com atenção aos detalhes e profissionalismo. Desenvolve-se bem em ambientes dinâmicos, equilibrando prioridades sem esforço visível, mantendo precisão e velocidade. * **Organização:** Demonstra fortes habilidades de gestão de tempo e de projetos, com sistemas confiáveis para acompanhar múltiplas tarefas simultâneas. Mantém a calma sob pressão e garante o cumprimento consistente de compromissos. * **Flexibilidade:** deve ser capaz de desempenhar com sucesso funções em um ambiente acelerado; não se frustra com mudanças nas prioridades; está aberto a feedback * **Curiosidade:** Adota uma mentalidade de crescimento e um genuíno interesse pela visão geral. Busca constantemente maneiras de elevar a qualidade do serviço prestado a clientes e partes interessadas internas. * **Visão estratégica:** Aborda problemas de forma reflexiva e analítica, indo além do óbvio para antecipar necessidades e validar resultados. Demonstra senso de propriedade e não hesita em tomar a iniciativa na busca por soluções melhores. * **Trabalho em equipe****:** Constrói relacionamentos fortes e de confiança em todos os níveis da organização. Engaja-se proativamente com os demais e busca constantemente maneiras de apoiar colegas de equipe, indo além do esperado para garantir o sucesso coletivo. O que você trará * Fluência em holandês é essencial — tanto na forma escrita quanto falada. Este é um requisito fundamental para a função, dada a natureza dos mercados atendidos. * **Experiência de 2 anos ou mais** em um ambiente extremamente acelerado, apoiando executivos seniores, é obrigatória * Capacidade de realizar múltiplas tarefas em um ambiente acelerado, orientado a prazos e ao atendimento ao cliente * Fortes habilidades organizacionais, capacidade de definir prioridades, atenção aos detalhes e persistência no acompanhamento de pendências * Orientação forte para o atendimento ao cliente — responde às necessidades dos clientes com senso de urgência e com uma mentalidade de “Como posso ajudar?” * Domínio de ferramentas digitais: MS Office, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Dynamics, Invoicing Amex, Chrome River, Zoom, Teams * Conforto no uso de ferramentas de IA para apoiar agendamento, correspondência e pesquisa, ou uso proativo de ferramentas de produtividade e IA para melhorar a eficiência * Fortes habilidades de construção de relacionamentos em todos os níveis da organização, com capacidade de engajar-se proativamente e apoiar colegas de equipe. Com quem você trabalhará Você fará parte de uma equipe diversa e dinâmica, cujos membros não apenas garantirão um bom início em Lisboa, mas também estarão sempre disponíveis para orientação, informações e apoio. Você reportará ao Gerente de Serviços Administrativos e trabalhará em estreita colaboração com a equipe de liderança dos Serviços de Apoio Executivo. Informações adicionais A Equipe de Serviços Empresariais (BST) é composta por diversos profissionais funcionais, incluindo membros de nossa equipe de gestão e operações empresariais, que trabalham para garantir que a BCG funcione de forma tranquila, eficiente e produtiva. Os membros desta equipe contribuem diretamente para o sucesso do nosso negócio por meio de diversas funções, incluindo assistentes executivos e administrativos, artistas de serviços visuais, recepcionistas, funcionários de instalações e líderes de equipe e coordenadores de escritório que gerenciam essas operações e cargos de gestão empresarial. **ESPÍRITO DE GRUPO** No espírito da BCG, somos muito mais do que nosso trabalho diário. Você poderá esperar frequentes atividades de integração e eventos no escritório. **VIDA PROFISSIONAL** Você pode ter certeza de receber um pacote atrativo, competitivo e baseado em desempenho, com componentes fixos e variáveis. Temos seu futuro em mente\-protegido por nossos abrangentes programas de seguro e aposentadoria. **CURVA DE APRENDIZADO** O céu é o limite? Nossa ampla seleção de ofertas de treinamento e desenvolvimento o ajudará a crescer dia após dia. A Boston Consulting Group é uma Empresa que Oferece Igualdade de Oportunidades. Todos os candidatos qualificados serão considerados para contratação, independentemente de raça, cor, idade, religião, sexo, orientação sexual, identidade/gênero, origem nacional, deficiência, status de veterano protegido ou qualquer outra característica protegida por lei nacional, provincial ou local, onde aplicável, e pessoas com histórico criminal serão avaliadas de forma compatível com as leis estaduais e locais aplicáveis.