Assistente Executivo

Descrição

Resumo: O Assistente Executivo fornece suporte administrativo e estratégico de alto nível a líderes seniores, garantindo a coordenação eficiente das operações diárias, das comunicações e das prioridades. Pontos Principais: 1. Suporte administrativo e estratégico de alto nível a líderes seniores 2. Age como parceiro de confiança e controlador de acesso 3. Desempenha um papel crítico na promoção da eficácia executiva #### **Resumo da Vaga** O Assistente Executivo fornece suporte administrativo e estratégico de alto\-nível a líderes seniores, assegurando a coordenação eficiente das operações diárias, das comunicações e das prioridades. Esse cargo atua como parceiro de confiança e controlador de acesso, gerenciando calendários complexos, facilitando reuniões e tratando de processos de viagens e despesas, mantendo sempre o mais alto nível de profissionalismo e confidencialidade. O Assistente Executivo desempenha um papel crítico na promoção da eficácia executiva, antecipando necessidades, racionalizando fluxos de trabalho e apoiando iniciativas empresariais-chave em um ambiente dinâmico e acelerado. #### **Descrição da Vaga** **Responsabilidades e Competências para a Vaga** * **Gestão de Calendário e Tempo**: Coordenar e gerenciar os calendários dos executivos, incluindo agendamento de reuniões, compromissos e arranjos de viagem. * **Comunicação**: Atuar como ponto de contato principal para partes interessadas internas e externas, demonstrando profissionalismo e excelentes habilidades de comunicação em todas as interações. Revisar e gerenciar correspondência em nome dos executivos, i**ncl**uindo e-mails, apresentações e relatórios. Manter elevados padrões de profissionalismo e precisão. * **Engajamento com Partes Interessadas**: Construir e manter relacionamentos de trabalho eficazes com equipes internas, liderança sênior, parceiros, clientes e fornecedores externos. * **Coordenação de Reuniões e Eventos**: Liderar a coordenação completa de reuniões, conferências, encontros fora do escritório para liderança, assembleias gerais e eventos, incluindo agendamento, logística, preparação de materiais, atas e ações de acompanhamento. * **Gestão de Projetos e Tarefas**: Auxiliar no acompanhamento de iniciativas-chave, prazos e entregáveis. Apoiar os executivos na coordenação de projetos e no acompanhamento entre equipes. * **Organização de Viagens**: Gerenciar itinerários complexos de viagens nacionais e internacionais, garantindo coordenação perfeita e eficiência de custos, incluindo reserva de voos, acomodações, transporte e planejamento de contingências. * **Gestão de Despesas**: Processar e acompanhar relatórios de despesas, assegurando precisão e conformidade com as políticas da empresa. * **Gestão de Documentos e Dados**: Manter registros, arquivos e sistemas de documentação organizados, garantindo fácil acesso e precisão. * **Confidencialidade e Discrição**: Tratar informações sensíveis, decisões empresariais e comunicações com a máxima integridade e confidencialidade. #### **O que será necessário** **Requisitos para a Vaga** * **Graduação em nível superior** ou experiência equivalente preferida. * **Experiência comprovada como Assistente Executivo**, apoiando líderes seniores ou executivos de nível C em um ambiente acelerado. * **Capacidades excepcionais de organização e multitarefa, com forte atenção aos detalhes.** * **Excelente julgamento empresarial e capacidade de antecipar necessidades antes mesmo de surgirem.** * **Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.** Fluência em inglês é obrigatória; conhecimento de português é uma grande vantagem. * **Domínio avançado do Pacote Microsoft Office** (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e de outras aplicações de software relevantes. * **Experiência com sistemas de gestão de despesas e de reserva de viagens.** * **Fortes habilidades de resolução de problemas**, com mentalidade proativa e orientada para soluções. * **Alto nível de profissionalismo, inteligência emocional e habilidades interpessoais.** * **Capacidade de trabalhar de forma independente**, gerenciando múltiplas partes interessadas e prazos. * **Flexibilidade** para se adaptar a mudanças nas prioridades e à ambiguidade. * **Discrição e confidencialidade** ao lidar com informações sensíveis.