Gestor de Escritório (m/f/d)

Descrição

Resumo: O Gestor de Escritório será responsável pela gestão das operações, instalações e temas organizacionais, colaborando com a direção internacional e parceiros externos. Pontos de destaque: 1. Atuar como ponto de contato no local para temas organizacionais 2. Supervisionar as operações do escritório, instalações, manutenção e logística 3. Gerenciar medidas de Saúde, Segurança e Segurança Sobre a empresa Acreditamos no poder positivo da energia – e nas pessoas que estão prontas a moldar o futuro com suas ideias e dedicação. É por isso que estabelecemos o EnBW Tech Hub em Portugal para impulsionar a inovação e desenvolver soluções digitais que apoiem a transição energética e melhorem a forma como trabalhamos. Como um pilar fundamental da transformação tecnológica da EnBW, o Tech Hub desempenha um papel vital em nossa jornada. A EnBW é uma das maiores empresas de energia, com sede em Karlsruhe, Alemanha, empregando aproximadamente 30.000 pessoas. A ENBW IT SOLUTIONS, UNIPESSOAL LDA, uma subsidiária integral da EnBW, opera como parte integrante da divisão de TI da EnBW. Em Lisboa, reunimos especialistas em TI, administração, gerenciamento de projetos e RH para colaborar em um ambiente ágil e internacional e criar soluções inteligentes e escaláveis. Nossa oferta * Seguro privado complementar de saúde, incluindo cobertura para sua família imediata, oferecendo tranquilidade além do sistema público. * Auxílio-refeição para apoiar sua rotina diária de trabalho. * Dias adicionais remunerados (24 de dezembro\& Dia de Carnaval), além das férias anuais obrigatórias \- proporcionando mais tempo para o que realmente importa. * Modelo de trabalho híbrido, com uma combinação de dias remotos e presenciais, para apoiar a flexibilidade e as formas modernas de trabalho. * Colaboração intercultural\& projetos transfronteiriços \- amplie sua experiência internacional trabalhando com colegas na Alemanha. * Tecnologia moderna e oportunidades contínuas de desenvolvimento para apoiar seu crescimento e mantê-lo atualizado em sua área. * Escritórios modernos e atraentes em uma região da moda de Lisboa, projetados para jornadas de trabalho produtivas e agradáveis. Diversas responsabilidades * Atuar como ponto de contato no local para temas organizacionais, colaborando com a direção internacional e atuando como elo entre os escritórios de Lisboa e a sede alemã. * Adaptar os processos e requisitos regulatórios do Grupo EnBW para alinhá-los às normas locais e específicas do país. * Atuar como interface central com o proprietário do edifício, prestadores de serviços e parceiros externos, garantindo operações fluidas e supervisionando suas atividades. * Assumir a responsabilidade pelas operações do escritório, instalações, manutenção, logística, inventário e serviços de ambiente de trabalho, assegurando um ambiente seguro, em conformidade e eficiente. * Monitorar a manutenção do escritório e obras no edifício, coordenando atividades e validando os trabalhos concluídos. * Gerenciar medidas de Saúde, Segurança e Segurança e atuar como Delegado de Saúde\&Segurança nomeado. * Gerenciar o orçamento do escritório e supervisionar o planejamento e controle de custos relacionados ao escritório. * Planejar e coordenar atividades de aquisição, executar compras e garantir conformidade com as regulamentações do grupo. * Negociar e gerenciar contratos e parcerias relacionados ao escritório. * Assumir a responsabilidade por tarefas operacionais, como pedidos, gestão de viagens e tratamento de despesas, garantindo conformidade com as regulamentações do grupo. * Ser a pessoa de referência para todos os funcionários, prestando assistência e orientação sobre diversos temas. * Executar tarefas administrativas gerais pontuais, buscando sempre maneiras de simplificar e melhorar processos. Perfil convincente * Experiência comprovada em ambiente internacional, preferencialmente em contexto complexo e em constante mudança, com vivência em iniciar e liderar projetos com sucesso. * Vários anos de experiência em gestão de escritórios, gestão de instalações ou operações administrativas. * Fortes competências em elaboração de orçamentos, aquisições e negociação. * Fortes competências em resolução de problemas, gestão de conflitos e gestão de partes interessadas. * Conhecimento sólido das ferramentas de colaboração MS 365 (MS SharePoint, MS Teams) e habilidades avançadas no MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). * Capacidade de trabalhar de forma metódica, concluir tarefas, adaptar-se a circunstâncias mutáveis e identificar proativamente riscos, abordando-os junto às partes interessadas. * Inovação e criatividade na melhoria das operações do escritório e da experiência no ambiente de trabalho. * Fortes competências em planejamento, organização e gestão do tempo, com mentalidade voltada para resultados. * Pensamento crítico, capacidade de adaptação à mudança e abordagem proativa para concretizar tarefas. * Habilidade natural para construir relações de trabalho eficazes com partes interessadas internas e externas em diferentes localidades. * Competências linguísticas: Excelentes habilidades de comunicação em inglês (português é um diferencial). Sobre a área Como nosso Gestor de Escritório designado, você será responsável pela gestão das operações do escritório, instalações e temas organizacionais dentro do nosso hub de TI em Lisboa. Você trabalhará em estreita colaboração com nossa equipe de gestão internacional, atuará como principal ponto de contato com o proprietário do edifício e prestadores de serviços externos, supervisionará os requisitos de Saúde, Segurança e Segurança, gerenciará o orçamento do escritório e as atividades de aquisição, além de desempenhar um papel fundamental na modelagem dos processos operacionais à medida que continuamos expandindo nossas atividades em Portugal. Contato Interessado? Candidate-se agora online! Não é necessário enviar carta de apresentação; eventualmente, faremos algumas perguntas específicas sobre a vaga em nosso formulário de candidatura. Nosso time de recrutamento atua, além da EnBW, para outras empresas do grupo. Para dúvidas, Boulay, Andrea \| a.boulay@enbw.com ficará feliz em ajudar. Todas as pessoas são bem-vindas em nossa empresa, independentemente de gênero, idade, identidade sexual, origem, religião, convicções, com ou sem deficiência. Nossas informações sobre proteção de dados para candidatos (m/f/d).