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Resumo: A Ferring Pharmaceuticals procura um Gestor de Escritório para garantir o funcionamento diário tranquilo, gerenciar instalações, fornecedores e tarefas administrativas, apoiando a alta administração com autonomia. Pontos principais: 1. Gerenciar processos administrativos, instalações, fornecedores e fluxos de trabalho administrativos 2. Apoiar a alta administração em tarefas administrativas rotineiras com grande autonomia 3. Garantir um serviço de alta qualidade aos funcionários e visitantes Descrição da vaga: Na Ferring Pharmaceuticals, ajudamos pessoas de todo o mundo a construírem famílias e a viverem vidas melhores. Somos empreendedores e inovadores, com uma equipe global focada em avanços científicos nas áreas de saúde reprodutiva e da mulher, gastroenterologia e urologia. A iniciativa Ferring \+ Você trata-se de trabalhar em conjunto e partilhar ideias, para que possamos dar vida à ciência para os pacientes em todo o mundo. Cada pessoa na Ferring trabalha em conjunto para transformar vidas e ajudar as pessoas a construírem famílias. As nossas equipas corporativas oferecem carreiras estimulantes, inovadoras, desafiantes e gratificantes — somos motivados para fazer a diferença. Para atingirmos o nosso pleno potencial, colaboramos, respeitamos e valorizamos contribuições diversas, de modo a crescermos como organização e como profissionais. Juntos podemos influenciar o mundo que nos rodeia para tornar a vida e o trabalho melhores. Ferring\+Você Estamos à procura de um Gestor de Escritório para garantir que as operações diárias do escritório decorram sem interrupções, com eficiência e em total alinhamento com as nossas necessidades empresariais. Esta função é responsável por gerir processos administrativos, instalações, fornecedores e fluxos de trabalho administrativos, garantindo um serviço de alta qualidade aos funcionários e visitantes. Além disso, apoia a alta administração em tarefas administrativas rotineiras com um elevado grau de autonomia. O seu dia na Ferring Gestão de Escritório e Instalações* Definir, otimizar e supervisionar os procedimentos de gestão de escritório e instalações em todas as áreas, para garantir a máxima eficiência e qualidade do serviço. * Gerir rotinas de escritório, tais como “regras para trabalhar no escritório”, material de escritório, inventário e despesas. * Garantir o tratamento adequado dos contratos de escritório e da comunicação interna relacionada com instalações e administração. * Supervisionar rotinas diárias de limpeza, pedidos adicionais de limpeza, necessidades de manutenção, sistemas de emissão de tickets e operações gerais do edifício. * Gerir o planeamento de espaços, o calendário do escritório, o controlo de efetivos, os processos de visitantes e as ferramentas (ex.: Pronestor, SharePoint). Gestão de Fornecedores* Gerir relações com fornecedores de escritório, instalações e suporte geral. * Realizar sessões informativas sobre serviços, analisar propostas e recomendar fornecedores selecionados. Gestão de Frota* Gerir veículos da empresa em conformidade com as políticas internas. Gestão Orçamental* Acompanhar e controlar o orçamento, os recursos e os custos relativos ao escritório e às instalações. * Elaborar previsões e relatórios regulares. Viagens e Eventos* Organizar arranjos de viagem para o pessoal local, sempre que necessário. * Planejar e executar eventos, reuniões, conferências e visitas internas e externas. Documentação e Correspondência* Gerir documentação geral (correspondência, faturas, contratos, arquivos). * Garantir um arquivo preciso e o carregamento atempado de documentos nos sistemas exigidos. * Tratar da distribuição de correspondência e das reclamações de despesas relacionadas com o escritório. Apoio Relacionado com Funcionários* Apoiar os processos de pré-integração, integração e desligamento * Manter atualizadas listas internas, listas de distribuição e informações sobre os funcionários. Por trás da nossa inovação… Está você* 3–5 anos de experiência numa função semelhante. * Fortes competências administrativas e organizacionais. * Mentalidade orientada para a resolução de problemas e tomada de decisões sólida. * Capacidade de priorizar e trabalhar eficazmente com grupos diversos. * Excelentes competências de comunicação, orientação para o cliente e capacidade de construção de relações. * Espírito de equipa, proatividade e orientação para soluções. * Domínio sólido do inglês para operações diárias. * Conhecimentos sólidos de: Microsoft Office (Outlook, SharePoint, Teams, Excel, PowerPoint) – obrigatório * Conhecimentos desejáveis: ferramentas digitais de colaboração (ex.: Loop, Notebooks), Pronestor, Canva, ferramentas de IA, ferramentas de edição de foto/vídeo e sistemas de viagens e aquisições (ex.: Coupa, Concur) As pessoas estão em primeiro lugar na Ferring* Inspire-se no nosso compromisso de defender o direito de todos construírem uma família, independentemente de quem são, onde vivem ou de quem amam. * O nosso pacote inclusivo de apoio — “Construir Famílias na Ferring” — fornece políticas iguais e acessíveis a todos os funcionários que desejam iniciar a sua jornada familiar, assegurando um padrão global, independentemente da localização e do cargo. Sujeito a um período mínimo de emprego na Ferring. * Licença parental para pais que dão à luz e para pais não gestantes. * Apoio alargado na jornada de construção da família. Fazer a diferença na vida de milhões de pessoas significa que temos sucesso ao trabalharmos em conjunto. As nossas origens diversas, experiências, conhecimentos especializados e perspectivas permitem-nos encontrar soluções mesmo para os problemas mais desafiadores, e o nosso sucesso está ligado às contribuições de cada membro da equipa. Imagine o poder da sua carreira quando é Ferring \+ Você. Por trás da nossa missão… Está você Se a nossa missão e a sua visão estiverem alinhadas, candidate-se! Esforçamo-nos por construir e manter um local de trabalho inclusivo e diversificado, com oportunidades iguais e respeito mútuo para todos os funcionários, independentemente das suas origens e situação socioeconómica.*Nota para agências:* *esta pesquisa está a ser gerida pela equipa de Aquisição de Talento da Ferring. Por favor, não nos enviem perfis espontâneos* \#LI\-Presencial Localização: Centro de Serviços da Ferring Portugal
