* Administração Empresarial * ServiceNow * PowerBI **Autorização de Segurança Necessária:** NATO SECRET **FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES** * Gerencia a prestação de serviços de administração empresarial. * Gerencia o tempo e o calendário de gestores sênior individuais e de equipes de liderança. * Filtra e prioriza pedidos de reunião. * Trata informações sensíveis e confidenciais. * Garante que os gestores tenham as informações e os recursos necessários para apoiar processos contínuos, alterações nos processos e a coordenação eficaz entre equipes. * Apoia o fluxo de informações em toda a organização e a alinhamento das atividades administrativas entre as equipes. * Contribui para uma cultura de partilha de conhecimento, flexibilidade e apoio mútuo entre equipas. * Cria tarefas multinível e recorrentes para si próprio e para outros, incluindo o acompanhamento de ações departamentais. * Gerencia múltiplos calendários utilizando funcionalidades como 'mostrar através' e adicionar separadores. * Ajuda os outros a compreenderem a vasta gama de funções disponíveis no software de gestão de calendários. * Adiciona notas, anexos ou lembretes a tarefas ou compromissos para si próprio e para outros. * Imprime utilizando configurações variadas e complexas, designs e combinações de páginas. * Compara e contrasta a funcionalidade entre diferentes versões do software. * Facilita a partilha estruturada de informações-chave, decisões e atualizações em toda a organização. * Recomenda ações corretivas sempre que necessário. * Identifica riscos relacionados com a utilização de informações. * Elabora relatórios sobre o estado consolidado dos controles de informação para fundamentar uma tomada de decisão eficaz. * Monitoriza a implementação de controles eficazes relativos à delegação interna, auditoria e controlo no âmbito da gestão de informação e de documentos. * Apoia a implementação de políticas e práticas-padrão de gestão de informação e de documentos. * Mantém portais de projetos e bibliotecas de documentos. * Elabora relatórios sobre o estado dos projetos. * Apoia os gestores de projeto na implementação de alterações ao âmbito, recursos ou cronogramas, conforme necessário. * Garante que os procedimentos de gestão de mudanças sejam documentados e executados em conformidade com as políticas organizacionais. * Contribui, conforme necessário, para a execução de projetos: análise de documentos do projeto, implementação no local, gestão de mudanças, gestão de riscos e de problemas, etc. * Trata de problemas e questões, gerindo resoluções, ações corretivas, lições aprendidas, bem como a recolha e divulgação de informações relevantes. * Implementa o plano de envolvimento/comunicação com as partes interessadas. * Recolhe e utiliza o feedback de clientes e partes interessadas para ajudar a medir a eficácia da gestão de partes interessadas. * Ajuda a desenvolver e aprimorar as relações com clientes e partes interessadas. * Apoia o planejamento e a organização de eventos, oficinas e iniciativas internas e externas com partes interessadas. * Compila e produz atas de reuniões, relatórios de envolvimento e planos de ação para apoiar as relações com as partes interessadas. * Auxilia no planejamento e controlo eficaz dos recursos. * Auxilia na alocação de recursos. * Garante uma alocação adequada de recursos e o seu monitoramento para cumprimento de prazos. * Monitoriza o desempenho dos projetos e aprova o tempo registado pelos recursos. * Coordena-se com os Gestores de Recursos quanto à disponibilidade destes para realização de atividades nos projetos. **COMPETÊNCIAS, CONHECIMENTOS E EXPERIÊNCIA** * Autorização de segurança NATO SECRET. * Formação profissional superior numa disciplina relevante com 5 anos de experiência pós-graduação relacionada. Ou, qualificação de ensino secundário com 3 anos de experiência pós-qualificação relacionada. * Fortes competências analíticas, de análise empresarial, Power BI e de elaboração de relatórios. * Amplo conhecimento de metodologias ágeis e ferramentas para quadros Kanban. * Conhecimento aprofundado de ferramentas informáticas para planeamento/controlo de projetos e gestão de recursos (como MS Project ou ServiceNow). * Experiência na aplicação de fortes competências de planeamento, análise e resolução de problemas. * Experiência em funções que exigem excelentes competências interpessoais e capacidade de resposta e sensibilidade tanto perante clientes externos como internos e colaboradores. * Capacidade comprovada de estabelecer relações com diversas partes interessadas. * Fortes competências de comunicação escrita, oral e de apresentação. * Experiência na aplicação de fortes competências de planeamento, análise e resolução de problemas.