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Resumo: O Assistente Executivo presta apoio administrativo e estratégico de alto nível a líderes seniores, assegurando uma coordenação eficiente das operações, comunicações e prioridades. Pontos de destaque: 1. Apoiar líderes seniores, garantindo uma coordenação eficiente das operações diárias 2. Gerir calendários complexos, facilitar reuniões e tratar de viagens e despesas 3. Antecipar necessidades, otimizar fluxos de trabalho e apoiar iniciativas empresariais-chave #### **Resumo da Função** O Assistente Executivo presta apoio administrativo e estratégico de alto nível a líderes seniores, garantindo a coordenação eficiente das operações diárias, comunicações e prioridades. Este cargo atua como um parceiro de confiança e guardião, gerindo calendários complexos, facilitando reuniões e tratando dos processos de viagem e despesas, mantendo sempre o mais elevado nível de profissionalismo e confidencialidade. O Assistente Executivo desempenha um papel crítico na promoção da eficácia executiva, antecipando necessidades, otimizando fluxos de trabalho e apoiando iniciativas empresariais-chave num ambiente dinâmico e acelerado. #### **Descrição da Função** **Responsabilidades e Competências Profissionais** * **Gestão de Calendário e Tempo**: Coordenar e gerir os calendários dos executivos, incluindo agendamento de reuniões, compromissos e arranjos de viagem. * **Comunicação**: Atuar como ponto de contacto principal para partes interessadas internas e externas, demonstrando profissionalismo e excelentes competências comunicativas em todas as interações. Rever e gerir correspondência em nome dos executivos, incluindo e-mails, apresentações e relatórios. Manter elevados padrões de profissionalismo e precisão. * **Engajamento com Partes Interessadas**: Construir e manter relações de trabalho eficazes com equipas internas, liderança sênior, parceiros, clientes e fornecedores externos. * **Coordenação de Reuniões e Eventos**: Liderar a coordenação integral de reuniões, conferências, sessões de liderança fora do local, assembleias gerais e eventos, incluindo agendamento, logística, preparação de materiais, atas e ações de seguimento. * **Gestão de Projetos e Tarefas**: Auxiliar no acompanhamento de iniciativas-chave, prazos e entregas. Apoiar os executivos na coordenação de projetos e no seguimento junto das equipas. * **Organização de Viagens**: Gerir itinerários complexos de viagens nacionais e internacionais, assegurando uma coordenação perfeita e eficiência de custos, incluindo reserva de voos, alojamento, transporte e planeamento de contingências. * **Gestão de Despesas**: Processar e acompanhar relatórios de despesas, garantindo exatidão e conformidade com as políticas da empresa. * **Gestão de Documentos e Dados**: Manter registos, ficheiros e sistemas documentais organizados, assegurando fácil acesso e precisão. * **Confidencialidade e Discrição**: Tratar informações sensíveis, decisões empresariais e comunicações com a máxima integridade e confidencialidade. #### **O que será exigido** **Requisitos da Vaga** * **Licenciatura** ou experiência equivalente preferida. * **Experiência comprovada como Assistente Executivo**, prestando apoio a líderes seniores ou executivos de nível C num ambiente acelerado. * **Capacidades excepcionais de organização e multitarefa, com forte atenção aos detalhes.** * **Excelente julgamento empresarial e capacidade de antecipar necessidades antes que surjam.** * **Excelentes competências escritas e verbais de comunicação.** É obrigatória fluência em inglês; conhecimentos de português constituem uma vantagem significativa. * **Domínio avançado do Pacote Microsoft Office** (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e outras aplicações de software relevantes. * **Experiência em sistemas de gestão de despesas e reserva de viagens.** * **Fortes competências de resolução de problemas**, com uma mentalidade proativa e orientada para soluções. * **Elevado nível de profissionalismo, inteligência emocional e competências interpessoais.** * **Capacidade de trabalhar de forma independente**, enquanto gere múltiplas partes interessadas e prazos. * **Flexibilidade** para se adaptar a prioridades mutáveis e ambiguidade. * **Discrição e confidencialidade** no tratamento de informações sensíveis.
