Secretário/a Executivo/a

Descrição

Resumo da Vaga: Recrutamos Secretário/a Executivo/a para o Gabinete da Bastonária e de Apoio à Direção, com responsabilidades administrativas, de comunicação e organização. Principais Destaques: 1. Elaboração de correspondência e documentação administrativa 2. Organização de reuniões e gestão de calendários 3. Apoio à Direção e articulação com áreas da OPP **Description:** ---------------- **A OPP encontra\-se a recrutar um/a Secretário/a executivo/a para o Gabinete da Bastonária e de Apoio à Direção.** **Principais responsabilidades** Elaborar correspondência administrativa: respostas a requerimentos dos membros; respostas a solicitações de esclarecimento, esclarecimento às entidades publicas e privadas sobre o funcionamento e atribuições da OPP; Elaborar despachos, despachos de nomeação, ordens de serviço, circulares internas, correspondência institucional, correspondência ministerial, convites. Elaborar documentação administrativa, organização de reuniões, contactos, correspondência Propor e monitorizar calendários e prazos e levar a cabo as decisões de teor administrativo da Bastonária e da Direcção Nacional; Articular com as diferentes áreas da OPP em matérias relacionadas com serviços e/ou actividades da OPP; Preparar actas e relatórios de reuniões da Bastonária e dos diferentes elementos da Direcção; Escrever e responder a cartas técnicas e correspondência similar, entre os quais minutas de protocolos a estabelecer; Arquivo de toda a documentação associada aos temas que estão sob sua responsabilidade. Organização das reuniões de Direcção\- documentação, ordem de trabalhos, logística. Elaboração das atas das reuniões de Direcção, revisão da minuta, impressão, recolha de assinaturas, impressão no respetivo livro de atas, digitalização e anexação de documentos, sua digitalização, arquivo digital e físico. Comunicação das saídas das atas das reuniões de direção. Monitorização de calendários e prazos das principais saídas das atas das reuniões de decisões de teor administrativo e outros. Elaboração de instruções de trabalho. Apoio à Comissão de Ética. **Requirements:** ----------------- **Habilitações literárias:** Licenciatura e/ou Mestrado Integrado em Assessoria de Administração ou Secretariado **Experiência:** Com estágio realizado e experiência em funções semelhantes superiores a 5 anos **Aptidões Importantes:** Domínio de ferramentas informáticas (Outlook, Word e Excel), e ferramentas de inteligência artificial (chatGpt, copilot, gemini) e organização/preparação de reuniões virtuais Fluente em inglês e espanhol Conhecimento das regras de protocolo do estado português e empresarial Competências Específicas valorizadas: Escrita, Inteligência Emocional e Habilidades Interpessoais, Proactividade, Resolução de Problemas, Gestão de Agenda, Coordenação e Representação Competências transversais valorizadas: valores e compromisso, foco no membro, a relação com as pessoas, qualidade, organização, análise e soluções, comunicação, cibersegurança Condições salariais e contratuais: Contrato a termo certo 12 meses Intervalo salarial: 1200€\-1400€ Subsídio de refeição (9,60€/dia) 35h/semanais em modelo de trabalho hibrido Seguro de saúde gratuito e outros benefícios Para saber mais sobre a OPP, clique https://www.ordemdospsicologos.pt/pt/aopp