Por favor, envie seu currículo para: info@unicatecno.pt Descrição da vaga: Na UNICATECNO, devemos nosso sucesso às pessoas e aos processos. Um assistente administrativo é a força de apoio por trás de ambos, e atualmente estamos buscando alguém excepcional para assumir essa função. O candidato ideal será um resolvedor de problemas, com excelentes habilidades de comunicação e atenção impecável aos detalhes. O candidato também deve ter experiência em ambiente de escritório, realizando tarefas administrativas e prestando apoio aos colegas de trabalho. A capacidade de realizar múltiplas tarefas simultaneamente, gerenciar agendas complexas e cumprir prazos variáveis é essencial para esta posição. Objetivos desta função: \- Atuar como os olhos e ouvidos do escritório, fornecendo informações, respondendo perguntas e atendendo solicitações \- Garantir o uso otimizado dos equipamentos, suprimentos e estoques do escritório por meio de manutenção preventiva \- Manter o fluxo de trabalho analisando e aprimorando procedimentos operacionais padrão, tais como agendamento, comunicações e disposição física do escritório \- Coordenar recursos internos e externos para acelerar o fluxo de trabalho \- Supervisionar e alcançar as metas organizacionais, mantendo as melhores práticas Responsabilidades: \- Assegurar a cobertura na recepção, gerenciando um sistema telefônico movimentado com múltiplas linhas, recebendo visitantes à entrada do escritório, administrando correspondência e remessas entrantes e saíntes, bem como mantendo um ambiente de escritório organizado e limpo \- Prestar apoio administrativo a líderes seniores, incluindo correspondência por e-mail e elaboração e distribuição de memorandos, cartas, planilhas, formulários e fax \- Planejar, organizar e agendar reuniões da empresa no escritório, fora do local e por videoconferência \- Coordenar os arranjos de viagens nacionais e internacionais para os funcionários \- Manter o sistema de arquivamento, a base de dados de contatos, a lista de funcionários e o inventário \- Solicitar e supervisionar a entrega de suprimentos de escritório e alimentos para reuniões em grupo Habilidades e qualificações exigidas: \- Diploma de ensino médio ou equivalente \- Experiência comprovada em funções administrativas \- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal tanto em inglês quanto em português \- Fortes habilidades de gestão do tempo e capacidade de multitarefa \- Aptidão para aprender novos softwares e sistemas Habilidades e qualificações desejáveis: \- Graduação universitária ou equivalente \- Sucesso prévio na gestão de escritórios \- Experiência na administração de orçamentos e despesas \- Experiência no desenvolvimento de processos internos e sistemas de arquivamento \- Capacidade de lidar com informações confidenciais Tipo de oferta: Período Integral Benefícios: * Acesso à internet