Gestor de Escritório

Descrição

Resumo: Procuramos um especialista em Gestor de Escritório para garantir o funcionamento diário contínuo, apoiar os funcionários e melhorar o ambiente de escritório para um cliente em Malta. Pontos principais: 1. Garantir o funcionamento diário contínuo e apoiar os funcionários 2. Contribuir com ideias criativas para melhorar o ambiente de escritório 3. Experiência sólida em Gestão de Escritório e fortes habilidades organizacionais Na TechBiz Global, prestamos serviços de recrutamento aos nossos principais clientes do portfólio. Atualmente, procuramos um especialista em **Gestor de Escritório** para integrar uma das equipas dos nossos **clientes**. Se procura uma oportunidade estimulante para crescer num ambiente inovador, esta poderá ser a opção ideal para si. Responsabilidades: * Garantir o funcionamento diário contínuo do escritório em Malta. * Desempenhar funções na receção (atendimento a visitantes, chamadas telefónicas, entregas e correspondência). * Apoiar os funcionários nas necessidades diárias do escritório. * Contribuir com ideias criativas para melhorar o ambiente de escritório e apoiar eventos e atividades internas. * Gerir os materiais de escritório, mantimentos e a ordem geral no local de trabalho. * Coordenar manutenções, reparações e a comunicação com a gestão do edifício. * Gerir fornecedores e prestadores de serviços. * Gerir o processo de compras desde o início até ao fim e manter a documentação relacionada organizada. * Monitorizar despesas relacionadas com o escritório e assegurar o controlo de custos. * Elaborar relatórios básicos de despesas e resumos sempre que necessário. * Manter procedimentos de escritório claros e práticos. * Experiência sólida em funções de Gestão de Escritório e/ou Operações. * Excelentes capacidades de comunicação em inglês (falado e escrito). * Excelentes habilidades organizacionais com forte capacidade de seguimento. * Mentalidade analítica apurada, com atenção aos números e aos pormenores. * Conforto no trabalho com orçamentos, acompanhamento de custos e cálculos. * Mentalidade prática de resolução de problemas e capacidade de lidar com imprevistos de forma calma. * Confiança no manuseamento de equipamentos de escritório e tecnologias do dia a dia. * Capacidade de criar documentação de processos clara, estruturada e acionável. * Residência atual em Malta ou disponibilidade para se mudar para lá. **DESEJÁVEL:** * Experiência com ferramentas de gestão de tarefas (ClickUp, Notion, Miro ou semelhantes). * Domínio do Google Workspace (Docs, Sheets, Slides). * Experiência em compras globais ou coordenação logística. * Competências básicas em gestão de projetos. * Experiência de trabalho com equipas distribuídas ou remotas.