Estagiário(a) de Viagens e Despesas (T&E)

Descrição

Resumo: O Estagiário(a) de Viagens e Despesas (T&E) apoiará a gestão global de viagens e os processos de despesas, garantindo a conformidade e fornecendo educação aos funcionários dentro da organização financeira e contábil. Pontos principais: 1. Aprender e participar em todos os aspectos dos processos globais de Viagens e Despesas (T&E). 2. Desenvolver e manter relações de trabalho positivas com as partes interessadas. 3. Adquirir experiência na auditoria de relatórios de despesas e garantir a conformidade com as políticas. Como a maior empresa especializada exclusivamente em adesivos do mundo, a H.B. Fuller (NYSE: FUL) oferece revestimentos funcionais inovadores, adesivos e selantes que melhoram a qualidade, segurança e desempenho de produtos utilizados diariamente pelas pessoas. Fundada em 1887, com receita de 2024 de $3\.6 bilhões, nossa missão de Conectar o que Importa é concretizada por mais de 7.500 membros da equipe global que colaboram com clientes em mais de 30 segmentos de mercado, em mais de 140 países, para desenvolver soluções altamente específicas que permitem aos clientes levar inovações transformadoras aos seus mercados finais. Saiba mais em www.hbfuller.com. **Título do cargo**: Estagiário(a) de Viagens e Despesas (T&E) **Visão geral do cargo** Como Estagiário(a) de Viagens e Despesas (T&E), você reportará diretamente ao Supervisor Global de Viagens e Despesas (T&E) e trabalhará em estreita colaboração com a maior organização de Finanças e Contabilidade no nosso Centro Global de Serviços Compartilhados em Mindelo. Você aprenderá sobre e participará de todos os aspectos do processo global de Viagens e Despesas (T&E), auxiliando a equipe na revisão e auditoria de relatórios de despesas para garantir a conformidade com as políticas da HB Fuller e supervisionando se o processo de envio de relatórios de despesas está sendo conduzido conforme as datas finais definidas e o processo de escalonamento. Além disso, você trabalhará em projetos especiais relacionados a diversos aspectos do programa de gestão de viagens da HBF. O desenvolvimento e a manutenção de relações de trabalho positivas com partes interessadas internas e externas serão fundamentais para o sucesso deste estágio. **Principais responsabilidades**: * Apoiar todas as áreas de Gestão de Viagens e processos de Viagens e Despesas (T&E) * Revisar e auditar relatórios de despesas para garantir a conformidade com as políticas globais de Viagens e Despesas (T&E) e identificar/escalonar possíveis problemas * Garantir a conformidade com as políticas e diretrizes da empresa relacionadas a viagens e despesas * Cumprir os Controles Internos e os requisitos da SOX e executar controles operacionais de acordo com as atividades de controle de Viagens e Despesas (T&E) * Gerenciar acessos e manter dados mestres nas ferramentas Concur, Egencia e Visa * Comunicar-se com clientes internos para resolver disputas ou divergências e revisar exceções * Prestar suporte contínuo na capacitação dos funcionários sobre temas de Viagens e Despesas (T&E), como o sistema Concur, cartões corporativos de crédito para Viagens e Despesas (T&E), etc., e comunicar quaisquer alterações no ambiente * Validar se o processo de envio de relatórios de despesas com cartões corporativos de crédito está sendo conduzido conforme as datas finais definidas e identificar/tratar quaisquer desvios * Gerenciar as caixas de correio de Viagens e Despesas (T&E), garantindo comunicação ágil e resolução eficaz de problemas com clientes internos * Garantir que os dados mestres nos diversos sistemas de viagens estejam atualizados para refletir alterações e comunicá-los aos usuários em toda a empresa, quando necessário * Executar rotineiramente e com precisão tarefas de substituição para assegurar que os processos operacionais continuem funcionando sem interrupções durante períodos de férias * Documentar processos e procedimentos existentes para apoiar os objetivos de continuidade dos negócios **Interações**: **Internas**: * Viajantes de todos os departamentos e unidades de negócio, Contas a Pagar, Tesouraria, Operações, Logística, Suprimentos, TI, Auditoria Interna, Relatórios Corporativos **Externas**: * Fornecedores, Central de Ajuda do Concur, Auditores Externos, Bancos, ad hoc **Requisitos mínimos** * Graduação em Administração de Empresas, Contabilidade ou Finanças * Excelentes habilidades de comunicação e interpessoais para interagir com funcionários, clientes internos e clientes externos * Conhecimento prático do Microsoft Excel e do Pacote Office * Habilidades analíticas com abordagem lógica e pragmática para resolução de problemas * Capacidade de trabalhar em equipe, seguir orientações gerais do gestor, prestar atenção aos detalhes, cumprir necessidades de trabalho e aderir aos horários de trabalho estabelecidos * Capacidade de focar na obtenção de resultados definidos, ter atenção aos detalhes e superar metas e objetivos * Capacidade de realizar múltiplas tarefas, mudar prioridades, colaborar com colegas e ser flexível * Fluência em inglês \#LI\-AL1 *A H.B. Fuller é uma empregadora que promove a Igualdade de Oportunidades no Emprego e orgulha-se de ter criado uma cultura colaborativa onde os funcionários ao redor do mundo são vistos, ouvidos e respeitados. Todos os candidatos qualificados receberão consideração para contratação sem distinção de raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, origem nacional, deficiência, estado civil ou condição de veterano protegido, ou qualquer outra classificação legalmente protegida.* *A H.B. Fuller não aceita currículos não solicitados de recrutadores, agências de emprego ou empresas de staffing. Para fazer negócios com a H.B. Fuller, um acordo de prestação de serviços por escrito deve ser assinado pelo Departamento de Recursos Humanos antes do envio de qualquer informação relacionada a um possível candidato. Sem um acordo de prestação de serviços assinado, a H.B. Fuller não terá nenhuma obrigação de pagamento de honorários ou compensação alguma.*