Assistente Executivo

Descrição

Resumo: Esta função flutuante de Assistente Executivo altamente colaborativa fornece suporte administrativo abrangente a partes interessadas seniores, adaptando-se a diferentes estilos e prioridades de trabalho em um ambiente dinâmico e solidário. Pontos de destaque: 1. Trabalhar em uma empresa de consultoria altamente classificada, diversa e socialmente responsável. 2. Função altamente colaborativa que oferece variedade e oportunidade de assumir responsabilidades. 3. Apoiar partes interessadas seniores em toda a região EMEA de forma flexível e com impacto. **O QUE NOS TORNA UM ÓTIMO LOCAL PARA TRABALHAR** Temos orgulho de ser constantemente reconhecidos como um dos melhores locais de trabalho do mundo, defensores da diversidade e modelo de responsabilidade social. Atualmente ocupamos a posição \#1 entre as empresas de consultoria na lista Glassdoor dos Melhores Locais para Trabalhar e figuramos continuamente entre as quatro primeiras posições desde a criação dessa lista, em 2009\. Equipes extraordinárias estão no centro de nossa estratégia empresarial, mas elas não surgem por acaso. Requerem um esforço intencional para reunir um amplo espectro de origens, culturas, experiências, perspectivas e habilidades em um ambiente de trabalho solidário e inclusivo. Contratamos pessoas com talento excepcional e criamos um ambiente no qual cada indivíduo pode prosperar profissional e pessoalmente. **COM QUEM VOCÊ TRABALHARÁ** Esta posição está sediada em nosso escritório de Joanesburgo, onde você fará parte do Programa Global de Assistentes da Bain, apoiando sócios e partes interessadas seniores em toda a nossa região EMEA. Você trabalhará em estreita colaboração com Assistentes Executivos, Assistentes de Gerentes, colegas da equipe flutuante e Gerentes de Equipe para prestar suporte contínuo e impecável entre equipes e escritórios. Como membro da equipe flutuante mais ampla da EMEA, você assumirá diferentes atribuições para fornecer cobertura flexível e substituição durante ausências, transições e períodos de alta demanda. Você construirá rapidamente relações com novas partes interessadas e se adaptará a diferentes estilos de trabalho, prioridades e fusos horários. Trata-se de uma função altamente colaborativa voltada para alguém que aprecia variedade, assume responsabilidades e comunica-se de forma proativa, ao mesmo tempo em que lida com informações sensíveis com discrição e cuidado. **ONDE VOCÊ SE ENCAIXARÁ NA EQUIPE** Como Assistente Executivo Flutuante, você fornecerá suporte administrativo e organizacional abrangente a múltiplos sócios da Bain e partes interessadas seniores. Seu foco principal será garantir a continuidade do suporte à medida que você se desloca entre as atribuições. Você antecipará necessidades, resolverá problemas de forma independente e certificará-se de que as partes interessadas permaneçam informadas e apoiadas durante cada transição. O sucesso nesta função exige bom senso, flexibilidade e capacidade de estabelecer rapidamente relações de trabalho confiáveis — mesmo ao atuar entre escritórios, países e fusos horários. **O QUE VOCÊ FARÁ** * Gerenciar múltiplas agendas complexas e em constante mudança, antecipando conflitos, riscos e prioridades e realizando ajustes sempre que necessário. * Coordenar arranjos sofisticados de viagem em múltiplos locais e fusos horários, incluindo vistos, documentação de viagem e itinerários detalhados. * Gerenciar comunicações recebidas por e-mail, telefone, Microsoft Teams e outros canais, priorizando solicitações, redigindo respostas e sinalizando ações urgentes. * Construir fortes relações com partes interessadas internas e externas em toda a região EMEA, lidando com informações confidenciais e sensíveis de forma profissional. * Adaptar-se rapidamente às prioridades e estilos de trabalho de diferentes partes interessadas ao transitar entre atribuições. * Preparar transferências claras e oportunas de responsabilidades — tanto ao assumir quanto ao encerrar atribuições — abrangendo prioridades, decisões, prazos, riscos, ações pendentes e contexto relevante das partes interessadas. * Comunicar-se de forma proativa ao longo das atribuições, esclarecendo expectativas, fornecendo atualizações sobre o andamento e escalando adequadamente os problemas. * Trabalhar de forma independente para pesquisar informações, identificar soluções e conectar-se às pessoas certas na Bain para resolver problemas com eficiência. * Preparar e revisar apresentações em PowerPoint e apoiar a criação de documentos em Excel e Word, assegurando que os materiais sejam claros, precisos e adequados ao público-alvo. * Fornecer visões periódicas da agenda e listas de ações priorizadas, identificando proativamente formas de otimizar ao máximo o tempo dos sócios. * Coordenar reuniões, conferências e eventos, inclusive a logística associada, quando necessário. * Gerenciar despesas, folhas de ponto e relatórios de quilometragem conforme os processos acordados e as políticas da Bain. * Contribuir para a comunidade mais ampla de assistentes, compartilhando boas práticas, apoiando a integração e treinamento de novos membros e participando de iniciativas da equipe e do escritório. * Apoiar líderes em responsabilidades e atribuições internas, não relacionadas à consultoria. * Identificar oportunidades para simplificar processos e melhorar as práticas administrativas. * Explorar usos responsáveis de IA e tecnologias emergentes para aumentar a produtividade, a comunicação, o agendamento e a qualidade do suporte, revisando cuidadosamente as saídas geradas e seguindo rigorosamente as políticas da Bain. **SOBRE VOCÊ** * Experiência comprovada como Assistente Executivo ou Assistente Pessoal apoiando múltiplas partes interessadas seniores em um ambiente exigente. * 2–5 anos de experiência em um ambiente corporativo acelerado, preferencialmente em serviços profissionais, consultoria ou organização similarmente complexa. * Domínio fluente da língua inglesa falada e escrita. * Proficiência avançada no Microsoft Outlook e Word, com proficiência intermediária no Excel e PowerPoint. * Excelentes habilidades de organização, priorização e gestão do tempo, com capacidade de gerenciar múltiplas prioridades e prazos concorrentes. * Excelentes habilidades de comunicação, escuta e atendimento ao cliente. * Alto nível de profissionalismo, confiabilidade e discrição ao lidar com informações confidenciais. * Capacidade de trabalhar de forma independente, exercer bom senso e adaptar-se rapidamente à mudança de prioridades. * Confiança ao apoiar partes interessadas seniores em diferentes regiões e fusos horários. * Estilo de trabalho colaborativo e inclusivo, com disposição para compartilhar conhecimento e apoiar colegas. * Conforto ao atuar em uma função altamente flexível, focada em fornecer cobertura e substituição entre equipes. Um diploma de bacharel ou uma combinação equivalente de educação e experiência seria útil, mas não é essencial. Habilidades adicionais em línguas, particularmente francês, alemão ou espanhol, também seriam uma vantagem.