Assistente de Operações e Administração

Descrição

Resumo: O Assistente de Operações e Administração garante o funcionamento contínuo entre as equipes, com foco em administração, finanças, contratos e logística em um ambiente dinâmico. Pontos de destaque: 1. Papel fundamental para garantir o funcionamento contínuo de todas as equipes no local 2. Desenvolve-se bem em um ambiente dinâmico, lidando eficientemente com uma variedade de tarefas 3. Oferece suporte prático às equipes e funções conforme a necessidade surgir **A função** Como Assistente de Operações \& Administração, você desempenhará um papel fundamental para garantir o funcionamento contínuo de todas as equipes no local, com foco principal em tarefas relacionadas à administração. Você apoiará tanto as equipes de Educação quanto de Hospitalidade, trabalhando em estreita colaboração com o Gerente Geral (GM) e o Diretor do Centro de Educação (ECD) para gerenciar processos relacionados a finanças, administração de contratações, contratos, orçamento, logística e planejamento operacional. Esta função é ideal para alguém que se desenvolve bem em um ambiente dinâmico e aprecia lidar com uma variedade de tarefas que mantêm nossos locais funcionando de forma eficiente. Como verdadeiro generalista, você oferecerá suporte prático a uma ampla gama de tarefas entre equipes e funções conforme a necessidade surgir. **O que você fará** Finanças \& Administração * Carregar faturas no sistema financeiro e acompanhar os pagamentos. * Registrar faturas e recibos de proprietários no Payhawk. * Manter um rastreador financeiro para orçamento e planejamento. * Calcular as cobranças mensais para membros da equipe que residem nas Boundless Homes. * Processar mensalmente as faturas da equipe referentes ao aluguel e às contas. * Acompanhar faturas, orçamento e planejamento financeiro para eventos, recursos didáticos e compras. * Coordenar com o escritório contábil e as autoridades locais na administração de contratações. * Preparar e manter documentação mensal/anual para as autoridades trabalhistas. * Atualizar e manter informações precisas sobre imóveis em diversos registros internos de propriedades. Contratos \& Documentação * Coordenar e mediar a redação e assinatura de contratos com fornecedores, proprietários e membros da equipe. * Atualizar arquivos relacionados às descrições dos imóveis, cláusulas de locação e acordos de aluguel, sob orientação. * Apoiar o lado administrativo da expansão imobiliária. * Auxiliar na redação de acordos com prestadores de serviços e terceiros. Integração \& Suporte à Equipe * Lidar com toda a comunicação administrativa para novos membros da equipe, incluindo arranjos habitacionais, chegadas e suporte geral. * Preparar e organizar arquivos e apresentações para webinars pré-chegada, tarefas operacionais, novas turmas e eventos comunitários, assegurando uma experiência de integração perfeita para novos membros da equipe e suas famílias. Logística \& Compras * Pedir e acompanhar suprimentos de limpeza, materiais para salas de aula e recursos operacionais. * Supervisionar a manutenção de equipamentos e o gerenciamento de estoque. * Gerenciar a aquisição e distribuição de brindes para novos estudantes. * Oferecer suporte administrativo e logístico para Atividades Extracurriculares (ECAs), excursões e outros eventos comunitários. * Elaborar orçamento, organizar transporte e coordenar equipes para a execução de eventos. Suporte Geral * Apoiar as semanas de transição entre turmas, ajudando as equipes a se prepararem para chegadas e partidas de visitantes. * Fornecer cobertura durante férias, ausências ou licenças de membros da equipe. * Participar em eventos importantes, como cerimônias de boas-vindas, prestando apoio sempre que necessário. * Auxiliar membros da equipe na curadoria de experiências, serviços e outras ofertas. * Estar disponível para ocasionalmente apoiar ou participar de encontros da equipe, eventos no local ou atividades essenciais que possam ocorrer fora do horário comercial padrão. * Monitorar canais comunitários e apoiar membros da equipe para responder a perguntas e solicitações de forma oportuna. * Prestar suporte em quaisquer outras tarefas administrativas solicitadas. **Métricas de sucesso** * Altos índices de NPS. * Processamento eficiente e oportuno de faturas, contratos e tarefas administrativas. * Logística bem organizada para eventos, integração e compras. * Alta satisfação de membros da equipe e liderança quanto ao suporte administrativo. **Sobre você** * Excelentes habilidades de comunicação em inglês e português. * Deve residir em Sintra. * Experiência em administração, suporte financeiro ou operações em startups de rápido crescimento. * Muito organizado(a), com capacidade de gerenciar múltiplas prioridades simultaneamente. * Adaptável e flexível, com capacidade de prosperar em ambientes ambíguos. * Experiência com sistemas financeiros, orçamento e acompanhamento de faturas. * Confortável em trabalhar em um ambiente multicultural e acelerado. * Atitude proativa — você faz o que for necessário para contribuir com o sucesso da equipe. * Fortes habilidades de comunicação e coordenação. * Capaz de resolver problemas de forma independente, colaborando com diferentes equipes. * Experiência em administração de hospitalidade, educação ou imóveis é um diferencial. **Por que se juntar a nós** * O mundo é o seu ostra — mergulhe em destinos inspiradores enquanto trabalha. * Impacto significativo — crie ambientes onde crianças e famílias prosperam juntas. * Criação de experiências — projete momentos culturais autênticos que se tornam memórias para toda a vida. * Construção de comunidade — fortaleça laços profundos entre famílias globais e promova amizades infantis além das fronteiras. * Integração entre trabalho e vida pessoal — horários estruturados com tempo para explorar e recarregar. * Benefícios familiares — aproveite matrículas com desconto para seus filhos nas nossas Boundless Schools. **Próximos passos** * Primeira ligação (30 min) — Conversa com nosso Recrutador. * Entrevista com o Gerente Geral (45 min) — Análise aprofundada de sua experiência e abordagem. * Entrevista com o ECD (45 min) — Análise aprofundada de sua experiência e abordagem. * Última verificação (opcional, 30 min) — Conversa final para esclarecer quaisquer dúvidas. O processo pode sofrer pequenas alterações ao longo do caminho, mas mantemos você informado(a) em todo momento. Se você está pronto(a) para assumir uma função dinâmica e causar um impacto real, adoraríamos receber sua candidatura. Pagamento: 18 000,00€ \- 20 000,00€ por ano Localização do trabalho: Presencial