Assistente Administrativo

Descrição

Resumo: O Assistente Administrativo fornece apoio administrativo e secretarial essencial a executivos e equipes em um ambiente acelerado, contribuindo para os objetivos estratégicos. Pontos principais: 1. Fornecer apoio administrativo e secretarial abrangente à gestão. 2. Gerenciar agendas diárias, arranjos de viagens e processos financeiros. 3. Oportunidade de trabalhar em um ambiente dinâmico e orientado para o cliente. Sobre a vaga A principal missão do Assistente Administrativo é prestar apoio a executivos, gerentes seniores e equipes com sede em Paris, Londres e Portugal na consecução de seus objetivos estratégicos, auxiliando nas tarefas administrativas. O Assistente Administrativo atua em um ambiente de ritmo acelerado, propondo soluções inovadoras que oferecem uma forma mais inteligente de avançar, operando sempre com senso de urgência e disciplina Suas principais atividades são Fornecer apoio administrativo e secretarial completo a gerentes com sede local ou no país Gerenciar agenda diária, organizar reuniões e reservar salas de reunião ou números para chamadas em conferência Gerenciar arranjos de viagens, como reserva de voos, trens, hotéis, carros, táxis, entre outros, assegurando conformidade consistente com a política aplicável Gerenciar despesas e faturas, incluindo validação de faturas e elaboração de relatórios de custos Apoiar a gestão de direitos de acesso, aplicações de TI e licenças, como Sailpoint, SecurID, MyPortal, coordenação com equipes de TI, acesso a unidades compartilhadas, suporte de TI, atualização de listas de distribuição e gestão de acessos a caixas de correio compartilhadas Acompanhar a chegada e a saída de funcionários, incluindo UIDs, ferramentas de TI e crachás, atualizações no Refog Fornecer coordenação e apoio a outros Assistentes de Escritório Inteligente, incluindo cobertura em caso de ausências Fornecer apoio em arranjos de vistos, solicitações de cartões de visita, auxílio na elaboração de relatórios de despesas com viagens e entretenimento (T&E), edição de documentos, organização de eventos, pedidos de catering, entre outros pedidos ad hoc Perfil e competências necessários para o sucesso Graduação em Humanas, Secretariado, Tradução, Relações Internacionais ou Administração Excelentes habilidades de comunicação em inglês, tanto orais quanto escritas Domínio das ferramentas Microsoft Office Fortes habilidades organizacionais, capaz de realizar múltiplas tarefas e adaptar-se a prioridades em constante mudança, considerando seu impacto nos negócios Capacidade de lidar com pressão e prazos curtos, sendo resiliente e capaz de manter o conforto mesmo diante de conflitos Perfil orientado ao cliente, com forte ética profissional e excelente atenção aos detalhes Sobre a equipe O Smart Office da BNP Paribas é um Centro de Serviços Compartilhados composto por equipes dedicadas aos serviços de apoio corporativo em viagens e administração para colaboradores em toda a Europa. As relações com os clientes constituem a pedra angular da estratégia do Grupo, com o objetivo principal de desenvolver relações de longo prazo e ajudar os clientes a aproveitarem melhor seu tempo, tratando de suas tarefas administrativas \#LI\-Híbrido Por que se juntar à BNP Paribas? BNP Paribas, líder europeu em serviços bancários e financeiros na Europa, opera em 64 países e conta com cerca de 180.000 colaboradores. O Grupo estrutura-se em torno de três divisões operacionais. Suas linhas de negócios cooperam estreitamente, no âmbito de nosso modelo integrado, para atender às necessidades de todos os nossos clientes de forma coordenada: Corporate \& Institutional Banking (CIB) , conecta clientes corporativos que necessitam de financiamento e clientes institucionais em busca de oportunidades de investimento; Commercial, Personal Banking \& Services (CPBS) , reúne todos os negócios de bancos comerciais e pessoais do Grupo, bem como diversos negócios especializados; Investment \& Protection Services (IPS) , combina um contínuo único de produtos e serviços abrangendo proteção, poupança, investimento e imóveis. Nossa presença em Portugal Presente em Portugal desde 1985, a BNP Paribas conta hoje com mais de 9\.700 colaboradores, distribuídos pelas 10 entidades de negócios do Grupo estabelecidas no país. Sua presença estende-se ainda a 11 centros de excelência que prestam serviços de valor acrescentado a diversos países onde o Grupo BNP Paribas também opera. Compromisso com a Diversidade e Inclusão A ambição da BNP Paribas é cultivar um ambiente aberto e receptivo para todos, que incentive a colaboração e a interação. Demonstremos nosso compromisso contribuindo ativamente para a estratégia e metas do Grupo em matéria de Diversidade e Inclusão, alinhadas com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas. No âmbito de nossa estratégia local de Responsabilidade Corporativa e Social \- Diversidade \& Inclusão, a BNP Paribas Portugal compromete-se a: Promover um processo de recrutamento justo e isento de preconceitos e oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional a todos os colaboradores; Celebrar a diversidade e defender a inclusão, tanto externa quanto internamente, incentivando a participação dos colaboradores e criando espaço para que diferentes vozes sejam ouvidas. Para impulsionar os esforços da BNP Paribas Portugal, diversas iniciativas e eventos ocorrem ao longo do ano, permitindo que nossos colaboradores saibam mais sobre a importância da diversidade e inclusão no local de trabalho e em nossa sociedade. Condições de trabalho remoto Na BNP Paribas, adotamos um quadro de Trabalho Inteligente baseado em confiança, autonomia e colaboração. Nesse contexto, colaboradores elegíveis podem beneficiar-se de opções flexíveis de trabalho remoto adaptadas ao nosso ambiente híbrido. Para garantir uma configuração de trabalho confortável e eficiente, colaboradores elegíveis recebem equipamentos tanto para o escritório quanto para casa, têm direito a um subsídio de equipamentos e podem beneficiar-se de parcerias exclusivas para adquirir itens adicionais com preços reduzidos. Compromisso com o equilíbrio entre vida profissional e pessoal Apoiar os colaboradores em um modo híbrido de trabalho, ao mesmo tempo em que lhes fornecemos os meios para manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal, é uma dimensão essencial do nosso programa de Trabalho Inteligente. Na BNP Paribas, preocupamo-nos com o bem-estar de nossos colaboradores e promovemos uma cultura de boa integração entre trabalho e vida pessoal. Para saber mais sobre por que você deveria se juntar à BNP Paribas, leia nossa Proposição de Valor para o Colaborador e nossa página sobre trajetórias profissionais. * Observe que somente serão consideradas candidaturas submetidas em inglês. * Caso seja selecionado para esta vaga, documentação adicional será solicitada para apoiar seu processo de contratação.